1. 【なぜ進捗状況の共有が必要なのか?】上司にだけ共有すれば問題ないは大きな間違いだった

【なぜ進捗状況の共有が必要なのか?】上司にだけ共有すれば問題ないは大きな間違いだった

by jenny downing
 自分の仕事の進捗状況を適宜、上司に報告するというのは、ビジネスマンにとって最低限のコミュニケーションと言っていいでしょう。

 しかし、同時に、セクション内やチーム内の各スタッフが、それぞれの仕事の進捗状況を互いに報告しあい、それを共有することも必要になってきます。それは、なぜか。進捗状況の情報を共有することでどんなメリットがあるのか、考えてみましょう。

仕事の進捗状況を共有することがなぜ必要なのか?

 改めて言うまでもなく、仕事は自分一人で進め、完結するものではありません。所属しているセクションや、プロジェクトチーム全体で成果を上げる、それが仕事の意味であり目的です。

 話をわかりやすくするために、3人という少人数のセクションのケースで考えてみましょう。3人がそれぞれ、別の仕事をそのセクション内で担当しているとします。ですから、個々のスタッフは自分の担当する仕事を、一人で進めていくわけです。それを完遂しさえすれば、自分の役割りを果たすことができると、一応は考えていいでしょう。

 しかし、同じセクション内の3人の仕事は、ある一つの目的のために行われていることを忘れてはいけません。目的が一つである以上、3人の仕事は必ずどこかで連動しています。たとえばAさんが担当する仕事が終了して初めて、Bさんがその仕事の成果物を受けて、自分の担当する仕事を開始できる、ということも往々にしてあるでしょう。

 その場合、Aさんが自分の仕事の進捗状況を随時Bさんに伝えることによって、Bさんは、より効率的な仕事の進め方を考えることができるわけです。それを積み重ねながら、セクションとしての目標に、3人いっしょに近づいていきます。

プロジェクトチームでは、その必要性はさらに高くなる

 プロジェクトチームでは、進捗状況の共有の必要性がさらに高くなると考えていいでしょう。セクション内よりも、個々のスタッフの仕事がより有機的に結びつきながら進行するのが、チームでの仕事だからです。

 各自の役割り分担もはっきりしていますし、チーム全体で目標に向かって進んでいくのが、プロジェクトチーム。ですから、セクションの場合よりも、より密で、より新しい情報共有が必要となってくるのです。多くのプロジェクトチームは、個々のスタッフの仕事の進捗状況を随時更新していくシートを使って、タスク管理をしています。

 「現時点でAさんの仕事はここまで進捗している」「Bさんの仕事は予定より遅れている」「Cさんのところでトラブルが発生し、仕事が滞っている」といった情報を、できるだけリアルタイムで、チーム内のスタッフが共有する。そうすることにより、適切な対応を取ることができるのです。

 リーダーの判断で、Aさんが自分の仕事を中断して、Cさんのサポートに回るということも出てくるでしょう。要するに、目標達成への道を選択、判断する時に不可欠な情報が、個々の仕事の進捗状況なのです。


 「仕事の進捗状況は上司にだけ伝えればいい」と考えるのは、大きな間違い。どんな仕事、どんな部署であれ、互いの進捗状況を共有することが、目標達成には不可欠なのです。

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