1. 「御中」「様」「各位」の使い分け方は? 社内文書の宛名に使うべき正しい敬称

「御中」「様」「各位」の使い分け方は? 社内文書の宛名に使うべき正しい敬称

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 相手を高める「尊敬語」、相手を持ち上げて自分のことを下げる謙譲語を使うことは社会人としての常識だ。これは口頭だけでなく文書にもあてはまる。

 そこで今回は、社内文書の宛名で使える「敬称」や社内文書を書く際に気をつけるポイントを紹介したい。

「御中」「様」「各位」:3つの敬称の使い分け方

本記事のまとめ

  • 御中:会社や部署などの団体、組織を対象に使う敬称
  • 様:個人を対象に使う敬称
  • 各位:複数の個人や複数の団体、組織を対象に使う敬称
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 社内文書で宛名を間違えないようにするためには、「敬称」を覚えることが大切だ。

 敬称とは、人名や官職名の下につけることで、相手に対して敬意や尊敬の念を示す言葉のことを指す。

 そんな敬称だが、覚えておくべき言葉は「御中」「様」「各位」のたったの3つだけ。

 以下からは「御中」「様」「各位」、それぞれの意味について詳しく見ていこう。

「御中」とは

 「御中」とは、会社や部署などの団体、組織を対象に使う敬称だ。

 「株式会社○○御中」「○○株式会社営業部御中」といったように、取引先の会社宛に文書を送る際に用いられることが多い。

「様」とは

 「様」とは、個人を対象に使う敬称だ。おそらく、社会人になる以前までは「様」だけで事足りていたという人もいるだろう。

 例としては、「鈴木太郎様」「総務ご担当者様」「営業ご担当様」などと、個人の宛名に発信する場合に「様」という敬称が用いられる。

「各位」とは

 「各位」とは、複数の個人や複数の団体、組織を対象に使う敬称だ。

 「関係者各位」「営業第三部各位」などと、宛先が「御中」よりも広範な対象に用いられる敬称である。

 たとえば「関係者各位」なら、この宛名だけで関係者全員に発信することが可能。それぞれの関係者の宛名を書いて発信する手間を省くことができるのだ。

「各位様」は二重敬語になるのでNG!

 また、「みなさま」という意味の「各位」だが、「各位様」という使い方をすると二重敬語になってしまうので注意しよう。

 社内メールや取引先に送るメールでの「各位」の正しい使い方については、こちらの記事にて確認してほしい。

社内文書の宛名に使う敬称はどれが正解?

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 社内文書で宛名を書く場合は、提出する相手に適した敬称を用いる。

 そのため「御中」「様」「各位」の中で社内文書における正しい敬称は一つだけということはない

個人の氏名に「御中」などつけないように注意

 ただし、「様」は個人宛に使う敬称で、「御中」は、団体・組織に送る際の敬称だ。きちんと、それぞれの敬称に適した使い方をするべきである。

 社内文書を提出する相手が個人の場合は、氏名に「御中」とつけないようしよう。


 社内文書は簡潔に表現するのが基本である。

 しかし、いくら要点だけを伝えるのが社内文書の目的だとしても、宛名には相手に敬意を表すための敬称を必ずつけることが社会人の基本マナーだ。

 社内文書を提出する際は、最後にきちんと宛名に目を通してから上司に渡すようにしよう。

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