1. 「御中」「様」「各位」どれを使えばいいの?社内文書の宛名に使う敬称の使い分け方

「御中」「様」「各位」どれを使えばいいの?社内文書の宛名に使う敬称の使い分け方

 上司や先輩と話すときは、相手のことは高めて尊敬語で話します。そして、自分のことは低めて謙譲語でに話すことは、社会人としての常識です。これは、当然ながら口頭だけでなく文書にもあてはまります。

 社内文書の場合は、社内間の伝達事項を書いた書類ですので敬称は使ったほうがよいのでしょうか。そこで今回は、社内文書の宛名書きで気をつけるポイントについてご紹介します。

敬称の種類

 宛名を間違えないようにするためには、敬称を覚えることが大切です。覚えなければならない敬称は「御中」「様」「各位」のたった3つしかないことをご存知でしたか。ではそれぞれについて詳しく見ていきましょう。

「御中」

 これは、会社や部署など団体・組織が対象です。たとえば、「株式会社○○御中」「○○株式会社営業部御中」といったように使います。

「様」

 これは個人が対象です。社会人になる前は、「様」さえ覚えておけばだいたいの用事は足りていたのではないでしょうか。例としては「鈴木太郎様」「総務ご担当者様」「営業ご担当様」と個人の宛名に発信する場合に用いられる敬称です。

「各位」

「各位」を使う対象は、複数の個人や複数の団体・組織です。例としては「関係者各位」「営業第3部各位」という使われ方です。「御中」と似ていて違いが分かりづらいです。

「各位」とは、「みなさま」の意味です。たとえば「関係者各位」なら、この宛名だけで関係者全員に発信することができます。それぞれの関係者の宛名を書いて発信する手間が省けるわけです。

社内文書の宛名に使う敬称は...

 社内文書の宛名を書く場合は、先ほどの「御中」「様」「各位」のすべてを使う事ができます。ただし「様」は、個人宛に使いましょう。「御中」は、団体・組織に送る際の敬称です。氏名に「御中」はつけないようにしましょう。

 社内文書は簡潔に表現するのが基本です。しかし、いくら要点だけを伝えるのが社内文書の目的だとしても、宛名には相手に敬意を表すための敬称を必ずつけるようにしましょう。

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