1. 【社内文書の作成マナー】「お願い」を目的とした場合の適切な書き方って何?

【社内文書の作成マナー】「お願い」を目的とした場合の適切な書き方って何?

by Ian Sane
 社内文書は、社外文書のような改まった表現は必要ありません。事務的な通達や連絡事項が中心となりますので、用件のみを効率的に、箇条書きで書くことが大切です。つまり、わかりすく、端的に書くことがポイントになるでしょう。

 社内文書には、命令・指示のための文書、報告・届け出のための文書、記録のための文書、連絡のための文書など、色々ありますが、今回は、依頼(お願い)の目的の社内文書を作成する上でのポイントについて紹介します。

1. 備品受け取りの依頼書

 依頼書の書き方のポイントは、同じ組織の事業所同士としても、備品を貸してほしいとお願いする以上は、礼儀をわきまえた文章にしましょう。忙しいなか、陸送手配などの準備など、相手に、自分の仕事以外のことをお願いすることになりますので、それなりの礼儀をつくした文章表現が必要です。

 文の最初には、「会場設営備品の借り受けについて(依頼)」なとどタイトルを書きますそれから、貸してほしい理由と、何を貸してほしいのか、備品の名前と個数を具体的に書きましょう。

 つぎに、使用日(借り受け期間)を記載します。事業所間の借り受けの依頼書は、事業所長 対 事業所長の宛名になります。実質的な担当者の名は、末尾にカッコして書くようにしましょう。

2. 社内文書 書類提出の依頼書

 社内文書の書類提出をお願いする場合は、社外文書と違い、儀礼的なあいさつは必要ありません。社内文書ですので、いきなり用件にはいっても構いません。ただし、要点がすぐわかるように記書きにします。こうすることで、言いたいことを明確に伝えることができるでしょう。

 タイトル「書類提出のお願い」と書き、どんな書類を提出してほしいのか、また、不明な点があった場合の問い合わせ先電話番号を書き添えます。そして、記書きにももう一度、「資料名 」「提出期限 」「問合せ先 」を書くことがポイントです。

3. アンケートのお願い

 社内文書でアンケートをお願いする場合は、外部にアンケート協力をお願いするものではないので、さほど儀礼的な文言は必要ありません。それでも、協力を「お願い」するわけですから、今回アンケートを実施するに至った経緯や理由、つまり、アンケートの目的については簡単に説明することが最低限のマナーと言えるでしょう。あとは、調査の仕方や、提出期限、提出先などを箇条書きにして、わかりやすくまとめておきます。


 いかがでしたでしょうか?社内文書の依頼書(お願い)は、手紙よりもメールで連絡する場合がほとんだと思います。メールは、手紙などとは違い、本文だけを長々と記するものではありません。とくに、ビジネスで使うメールであれば、まずは簡潔に要点をわかりやすく書くことが大切です。

 社外メールでは定番のあいさつ文の利用や、礼儀をわきまえた、敬語や尊敬語・謙譲語を使うことが必要ですが、社内メールでは、上司であっても、特に儀礼的な文章を作成する必要はないことを覚えておきましょう。

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