1. 【社内文書の書き方のポイント】役割と4つの基本ルールをうまく使いこなそう

【社内文書の書き方のポイント】役割と4つの基本ルールをうまく使いこなそう

 会社組織に属していれば、誰しもが必ず社内文書を書く機会があるのではないでしょうか。社内文書と聞くと書くのが難しそうに感じますが、基本的な社内文書の書き方のポイントを理解していれば、それほど難しいことではないと思います。

 では、その基本的な社内文書の書き方のポイントとしてどのようなことを知っていれば良いのでしょうか。私は以下の3つのポイントを挙げたいと思います。

1.社内文書の役割

 会社内で取り交わす文書全てを、一般的に社内文書と呼びます。ですので、社内文書には、伝言メモから全国全ての支社・営業所に配布する通達文まで、様々な規模と種類の文書が存在します。

2.社内文書の基本的なルール

 社内文書の書き方は自由ですが、基本的なルールがいくつかあります。まずはその社内文書の書き方の基本的な4つルールから見ていきましょう。

定型用紙の有無

 社内文書を書く際に、社内文書の種類によっては社内で定型された用紙を使うことになっている会社があります。まずは社内文書を書く際に、こうした定型用紙の有無から確認すると無駄がなくて良いと思います。

挨拶の省略を

 拝啓・敬具といった頭語、末語、時候の挨拶などの、儀礼的要素は省略していきます。

敬語は必要最低限度に

 社内でのやり取りですので、社内文書では敬語をあまり使わないようにしましょう。

宛名は職名から

 同じ会社に勤めているのですから、職名さえわかればその人物を特定することができます。社内文書では職名から書き始めましょう。

3.社内文書の書き方

 基本的なルール以外は、自由に社内文書の作成が行なえます。ただし、用件を正しく関係者に伝えるのが社内文書の役割ですから、以下の3点に注意して社内文章を書くようにしましょう。

 1つ目は曖昧な表現は避け、伝達内容を簡潔に的確に書くよう心掛けます。2つ目は、憶測や推測、そして個人的な意見は書かない。3つ目は、1つの文書には1つの内容だけを記述すること。

 この3点に注意して書けば、問題なく書けると思います。

 社内文書の役割を理解し、4つの基本的なルールを守りながら文書を書いていきましょう。そして、文書の内容を書く際には3つの注意点に気をつけながら文書を書くことで、しっかりとした社内文書を書くことができます。

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