1. きみの報告書わかりやすいな!上司に喜ばれる報告書の作り方の4原則

きみの報告書わかりやすいな!上司に喜ばれる報告書の作り方の4原則

 社内文書のひとつである報告書にも適切な作り方があります。わかりやすくが基本ですが、伝えるべきことが的確に記載されていること、そしてまとめもきちんと入れてあることが必要です。
 
 受け取った上司にも喜ばれるような報告書の作り方とは、どのようなものなのかを紹介していきます。

1.具体的な数字を入れる

 仕事では数字を使うことが重要です。比較や推測などがしやすいように、報告書には必ず数字を入れるようにしましょう。

 受け取った上司が一目みて把握できるような数字を入れることが求められます。あまりにも細かい数字をびっしりと詰めるのは逆効果となりますので、必要な情報を取捨選択することが大切です。

2.自分の考察を入れる

 報告書は単に結果だけを書くものではありません。それに対しての所見も必要になります。取捨選択した数字から導き出されること、原因やこれからの展望を書いておくことが求められます。

 報告書はあまりに個人的な見解にならないように気をつける必要があります。誰が読んでも納得できるような考察である必要があるため、ロジカルシンキングによって客観的な推論が求められます。

3.事実と考察ははっきりとわける

 数字で表した結果とそこから導き出される考察は、はっきりと分けておく必要があります。読み手である上司が何度も読み返すことによってようやく判るような書き方はいけません。一目でみて把握できるくらいの簡潔さが必要です。

4.問題が発生した場合は時系列でわかりやすく

 報告書と一口に言っても、その内容は様々です。なかでも問題が起きたときの報告書であれば、その一連の流れがすぐにわかるように書く必要があります。同時に同じような事態が起きることを防ぐための推測もわかりやすく、かつ論理的に導き出されたものでなければなりません。

 もちろんその内容は誰がみても納得できるものでなくてはなりません。一個人の考えではなく、より一般的に受け入れられるようなアプローチが必要になります。

 つまり忙しい上司がさっと目を通してすぐに把握し、理解できるような報告書の作り方が求められることになります。

 以上のように、報告書はとにかくまずは分かりやすくしましょう。また、最初にまとめの要約文をあげておくで、分かりやすくすることがコツです。

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