1. 混乱することなく仕事をこなすテクニック!とにかく早い段階で上司に報告・連絡を行ってしまう

混乱することなく仕事をこなすテクニック!とにかく早い段階で上司に報告・連絡を行ってしまう

by landrovermena
 仕事をしていると、どんどん上司や客先から仕事を頼まれてしまい、困ったという経験があると思います。特にその量が多くなればなるほど、焦ったり混乱したりしてしまうでしょう。パソコンで言えばハングアップの状態になりかねません。

 さて、そういった沢山仕事がありすぎて混乱した時、何をしたらよいでしょう。今回は、この混乱状況を脱するためのヒントを紹介します。

まずはリストアップ

 沢山の仕事抱えてしまったとき、最初にやるべきはリストアップです。とにかく思いつくまま、どんどん書き出しましょう。これは別にPCであっても、手書きでも何でも構いません。

 一番大事なことは、自分がどれだけの仕事を抱えているかを客観的に把握することです。もちろん、仕事のことなのでほとんどが頭に入っていると思います。

 しかし、頭で記憶しているだけでは案外整理できていないもの。そして、たくさんの仕事をこなさなければという意識から焦りが生じてきてしまうでしょう。これが、沢山の仕事を抱えたときの混乱の原因なのです。

優先順位をつけよう

 リストアップが終わったら優先順位をつけていきます。順番は、

1. 納期が近いもの
2. 比較的短時間に終わるもの

 この2つです。これによって、こなす順番が決定します。

1. 納期が近いもの

 これは最優先です。納期までに仕上げなければ仕事ではありませんので、やりきるしかありません。とにかくまず片付けてしまいましょう。最初は苦しいかもしれませんが、頑張って片付ければ、多少時間的にも余裕が出てくるでしょう。

2. 比較的短時間で終わるもの

 これを2番目に上げるのには理由があります。一番最初にやることは、リストアップするといいました。そこで沢山の仕事がでてきたはずです。しかし、それは仕事を片付けていくことによって、数が減っていきます。

 当然、短時間で終わるものを片付けていくと、残っている仕事は減っていきます。10の仕事を抱えているのと、3つの仕事を抱えているのはどちらが精神的に楽ですか?当然、3つの仕事を抱えている状態の方が精神的に楽でしょう。比較的短時間で終わるものを優先的にやるということは、精神的余裕を取り戻すためでもあるのです。

とにかく早くボールを投げよう

 仕事は、自分だけの中で完了するということはほとんどありません。そのため、上司や客先などに報告・連絡し、その返答を待つということが多くなるでしょう。ということは、あなたの作業が終わらなければ、全体の仕事が進まないということになってしまいます。

 キャッチボールにたとえてみましょう。あなたが相手にボールを投げたら、あなたは何をしていますか?相手が投げ返すのを待っているしかありません。仕事も同様です。降ってきた仕事は、早く上司や客先に報告・連絡してしまえば、あなたに時間的余裕ができます。早くボールを投げることで、自分の時間を確保するのです。



 実は、この方法は混乱したときだけに有効なものではありません。普段の仕事でも同様にやってみましょう。すると、時間的余裕も精神的余裕も生まれると思います。そして、沢山の仕事を抱えて混乱するといった状況もある程度、防げるのです。混乱しないような状況を作り出すためには、上記で紹介したことを実践してみてはいかがでしょうか。

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