1. ソフトの機能を十分に活かそう!エクセルで資料作成をする時に役立つ3つのコツ

ソフトの機能を十分に活かそう!エクセルで資料作成をする時に役立つ3つのコツ

by paul bica
 現在のオフィスシーンにおいて、なくてはならないソフトがエクセルです。今回は、効率、ビジュアル、セキュリティの角度から、エクセルで資料作成をする時の3つのコツを紹介します。

マクロやフィルターで時間短縮

 エクセルで作業するときのポイントはマクロです。繰り返し作業ではマクロを使うと時間短縮できます。ショートカットしたり、検索・置換えを使って一気に修正したり、セルに独自の設定をすることで、単位を入れたり、日付の自動更新をさせたり、普通は手でタイプしなくてはならない文字等も、一気に表示させたりすることも出来ます。

 その他に、フィルターやIF、ピボットテーブル、VLOOK等の機能を使って、見たいデータだけを表示し、比較や分析を瞬時にすることも出来ます。このように、計算式だけではなく、他の機能を使うことで、資料作成の効率をあげられます。

ビジュアル資料で見やすさUP

 上司やクライアントに見せる場合は、見易さも重要なポイントです。折れ線グラフで月別の売り上げの推移を見たり、円グラフでコストと利益の比率を見たりと、グラフやチャートは資料の魅力を最大に引き出しています。しかし他にも、視覚的に訴える方法は沢山あります。

 例えば、セルをクリックすると噴出し(コメントとは別)が出たり、挿入や削除をしても自動更新して1行ずつ色を変えて見易くしたり、図形を挿入して、フローチャートを作ったり出来ます。数字や文字だけではなく、図形や色を使って見易くすれば、見る側からの共感を得られるはずです。

プロテクトもしっかり

 作成した資料は、削除されないようプロテクトしましょう。保存済みの資料を共有ドライブで使う時は、パスワードを設定したり、セルをロックする等して、他の人が編集や削除を出来ないようにします。また、クライアントに送る時は、PDFに変換してから送るのもひとつです。

 フォーム形式で、限られた文字・条件だけを入れたい時は、ドロップダウンや4択形式にして、相手が定義出来ないようにすることも出来ます。その他、グループ内での変更履歴を表示したり、まとめたりすることも出来るので、目的に応じてプロテクションの度合いを決めるのがコツです。


 いかがでしょうか?エクセルの機能を十分に把握して、存分に資料を作成してください。

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