1. 【盗め!とにかくテクニックを盗むんだ!】資料作成で上司からの期待を上回るコツ

【盗め!とにかくテクニックを盗むんだ!】資料作成で上司からの期待を上回るコツ

by dustynrobots
 上司から資料作成を頼まれた時、困ったことはありませんか?資料作成の場合は事細かく指示されることは少なく、ある程度の情報で作成していくことが多いと思います。

 しかし、上司はあなただからできると踏んでお願いしているのですから、できるだけ、上司の期待を上回りたいと考えるでしょう。そこで、今回は上司の期待を上回る資料作成のコツを紹介します。

上司の求めるレベルを把握する

 まずは上司の求めるレベルを把握しなければ、上司の期待以上の資料は作成できません。ところが、これを把握するのが難しいのです。一番簡単な方法は、上司の作成した資料を見るということでしょう。

 資料作成は、人それぞれ流儀があったり、好みがあったりします。そのため、求める人が作成したものを見たり、読むのが一番です。資料作成に慣れていない人は、判断はできないかもしれません。

 しかし、場数を踏んでくると資料作成のレベルや流儀、好みまで分かってくるようになるでしょう。読んでも分からない…という人は上司の資料を真似してみます。そうすれば、最低限喜ばれる資料が作れるはずです。

今回の優先順位は何なのか、決めておく

 一方で資料作成に伴う永遠の課題として、中身の充実か、作成のスピードアップかという相反する問題に悩まされることがあると思います。もちろん、両方を解決することがいいのですが、これは完全にできるわけではありません。そういったときには、どちらかを優先させなければならないのです。

 資料は、必要なときに使えなければ何にもなりません。なので、今回は時間優先なのか、それとも中身が重要なのかを判断しなくてはなりません。もっとも多くの場合は、時間を優先する方が多いと思います。そういった場合には、短時間でどうやって中身を充実させるかを考えていくしかありません。

よい資料にするにはテクニックを盗む

 資料作成は、はっきり言えば場数がモノをいう世界です。数をある程度、作った人が上手にできることが多いものです。しかし、そうは言っても…と思うかもしれませんが、比較的短期間で満足いく資料を作成する方法は、いい資料のテクニックを盗むということです。これは盗んでも怒られることはないので、ガンガン盗んでしまいましょう。

 特に、盗むべきものは、レイアウトと図の表現の仕方です。考えてみましょう。資料の文章はビジネスである以上、「簡潔に」というのが基本です。これを追及すると没個性の何物でもありません。そういう意味では、ある程度、上達してしまうとそれ以上は皆変わりません。

 もちろん、コピーライターさんのような専門家の方の資料は別でしょう。表やグラフにしても、内容によって、棒グラフが良いのか、円グラフが適しているのかはセオリーがあります。そういう意味では、選択の余地があまりありません。

 しかし、レイアウトと図の表現だけはかなり個性がでてきますし、差をつけるポイントなのです。特にPower Pointが一般的に使われるようになってから、その傾向が明確になってきました。一目見てイメージができるか、が重要になってきているので、見やすいレイアウトをたくさんの資料の中から、盗んでいきましょう。

 また、図の表現も非常に難しいもの。シンプルにわかりやすく図に落とすというのは案外難しいことですので、様々な資料の表現を見て研究することをお勧めします。


 期待を上回る資料を作成するは、正直難しいものです。しかし、資料作成はやればやるほど腕は上がります。期待以上の資料を作成する意識を保ち続けて、よい資料を作れるようになりましょう。

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