1. 【即実践!簡単テクニック】面倒くさい"資料作成"を効率よく終わらせる方法

【即実践!簡単テクニック】面倒くさい"資料作成"を効率よく終わらせる方法

by MandelMedia
 資料作成が好きな人は、あまりいないでしょう。思ったよりも時間がとられてしまいますし、何より手間がかかります。誰でもそうですが、できればその時間は省略したいものでしょう。そこで今回は、資料作成を効率化するためのちょっとしたコツをご紹介します。

資料に応じてソフトを使い分ける

 よく見かけることが多いのですが、何でも一つのソフトで資料を作成しようとする人がいます。しかし、それははっきり言って非効率です。なぜならソフトによって、特性があります。

 Wordであれば、単純な文章のみの資料を作成するならば一番向いています。しかし、図面を多用するとなるならば、Power Pointで作成したほうがはるかに速いでしょう。逆に文章だらけの資料をPower Pointで作成するのは非効率です。

 Excelは表計算ソフトです。計算式が入ったもの(請求書など)はExcelが得意ですし、各種データを毎週定型フォーマットで作成するというならば、Excelで定型フォームで作成したほうが、簡単に資料作成が行えるでしょう。まずは、ソフトの特性を理解してソフトを使い分けることが、作業効率を高めるために必要です。

最初にアウトラインを作成する

 資料作成の場合、いきなり最初から文章を書く人がいますが、あまりおすすめしません。短い報告書程度ならいいのですが、プレゼン資料等になるならば、最初からというのはあまりにも非効率です。まずは、アウトラインを作ってから作業に行うほうが効果的でしょう。

 例えば、Power Pointで作成する場合、まずはタイトル、何を書くかをメモ程度でも構わないので、先に決めてしまうのです。こうしておけば、途中で文章が浮かばない、資料がなくて作業ができない、といった時でも作業が止まることはありません。もちろんアウトラインは途中で変更可能ですし、最終的には、全体の整合性を取らなければならないので、作業はどこから書いても同じです。

 昔の手書きの時代であれば、最初からやらなければいけなかったかもしれませんが、デジタルではマージが簡単にできます。そういった意味でデジタルの恩恵を最大限利用しましょう。

ショートカットキーの活用

 これは作業の効率をとにかく削減するための方法です。マウスで作業していると時間がかかってしまうので、できるだけキーボードで対処してしまう方法。それが、ショートカットキーです。

 例えば、コピーであれば「Ctrl + C」、貼り付けは「Ctrl + V」で出来ます。これをマウスで右クリックで選択して、張り付けるという時間と比べたら、圧倒的に時間が削減できてしまうでしょう。Word・Excel・Power Point共通で使用できるものも多いので暇があるときに訓練してみましょう。「ショートカット―キー一覧」とネットで引けば紹介しているサイトがたくさんあります。


 資料作成は、慣れの部分も大きいです。ある程度、量をこなすと見えてくる場合もありますので、出来るだけテクニックを使って効率化してガンガンこなしていきましょう。

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