1. 【例文も参考に】これで困らない!"ビジネス文書"を英語で書く際の基本と書き方のテクニック

【例文も参考に】これで困らない!"ビジネス文書"を英語で書く際の基本と書き方のテクニック

by Sham Hardy
 英語であっても日本語であっても、ビジネス文書は形式や書き方に特徴があるので、基本に沿って書けば誰でも作成できるようになります。ですから、初めは形式と例文を参考にどんどんと記載していき、書き方に慣れるようにしましょう。特に英語を用いたビジネス文書は、初めはなかなか言いたい事を表現するのに四苦八苦するかもしれません。

 しかし、あまり文法にばかり囚われることなく、自分の意見をどんどん率直に表した方が相手にはっきりと伝わります。ここでは、ビジネス文書を書く上で押さえておきたい基本、英語ビジネス文書を書く際の例文について紹介したいと思います。

1. ビジネス文書を書く上で押さえておきたい基本

 まずビジネス文書とは、伝えたいことが明確に且つ分かりやすく相手に伝わる事が大前提です。そのためには、曖昧な表現を避ける事、起承転結といった作文を書く際の技法は避ける事、初めの段落に文書で伝えたい内容の概要を書く事、段落ごとにポイントを絞って書く事、全体の流れが分かりやすいように文章を書く(例:段落ごとのつながりが分かりやすいように接続詞を選ぶ)などの基本を押さえる事が大事です。

 これらの注意点に共通して言える目的は、

1. ビジネス文書を読んだ相手が概要をすぐに理解できるようにする
2. 段落ごとに内容を分ける事で、相手が必要とすべき内容や情報を取捨選択しやすいようにする

 これらは日本語・英語共に共通する内容ではありますが、英語圏の人達は文章を書く際に段落を意識する事が徹底して教え込まれているので、英語のビジネス文書を書く際には特に意識しながら作ってみると良いでしょう。また、基本的な事ですが、ビジネス文書であるので丁寧語を用いる事を徹底すべきです。

2. 英語ビジネス文書の例文と書き方

 文書を送る相手が決まっている場合には、冒頭にDear Mr/Mrs/Ms (名前)と書き、誰に対する文書であるかを記載します。不特定多数に対する文書であれば、例えばCompany health plan(会社の健康保険プランについて)といったタイトルを冒頭に書くと概要が分かりやすいでしょう(メール文書の場合にはタイトル部分に記載します)。

 そうして、最初の段落にまず伝えたい内容を書き、二つ目以降の段落からそれに関する説明書きを追加していきます。英語の接続詞の使い方として、順序を表す場合はFirst of all(まず初めに)、secondaly(第2に)、finally(最後に)を文頭におきます。

 追加を表す場合はfurthemoreやin addition(更に)、逆説を表す場合はhowever(しかしながら)、yet(まだ~)、on the contrary(逆に)、比較する場合はon the other hand(別の方法では)、要約を表す場合はin shortやthat is(端的に言えば、つまり)、結果を表す場合はthereforeやthus(それ故に、だから)といったものが挙げられるでしょう。

 段落を変える際にはこういった接続詞を、段落の文頭に書き前後の段落とのつながりを作ると、読みやすく流れが理解しやすくなります。文書の最後の締めくくりは、Sincerely yours, Best regards, Regards, といった言葉の後に、文書の書き手の名前(例:Taro Suzuki)と職のタイトルがあれば(例:Corporate Director)それも記しましょう。



 以上、英語のビジネス文書の基本と書き方について紹介してきました。今後は、海外の企業とやり取りをする機会が増えてくると思います。そういった時でも慌てぬよう、最低限のマナーや知識は頭に入れておきましょう。

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