1. その情報は相手にとって緊急性がありますか?「取り急ぎ」というメールを使うべき状況

その情報は相手にとって緊急性がありますか?「取り急ぎ」というメールを使うべき状況

by bortescristian
 「取り急ぎ」という言葉をつけてメールを送るとき、認識すべきは、相手にとっては取り急ぎととられる簡潔なメールであるけれど、自分にとっては要点を抑えた内容で、慎重に作成しなければならないメールであることです。取り急ぎのメールとは、どのような状況において効果的であるメールのことをいうのでしょうか?

「取り急ぎ」として送るメールの注意点

 ビジネスシーンにおいての、取り急ぎ、というメールは、メールを送る相手に対して「短く余計な部分をそぎ落としたメールですが、ご了承お願いします。」という意味を添えるものとなります。

 実際は、要点だけを明快に、簡潔にまとめたメールは、作成する者にとっては、必ずしも短時間で作成できるとは限りません。余計な部分をそぎ取った、最重要点をまとめたメールは、もちろんいつでも心がけなければならないことですが、取り急ぎと添える場合は、自分の状態としては、できるだけ早く短く作成したい状況ではあるでしょう。

 自分は急いでいても、相手は通常のモードでメールを閲覧しますし、それがいつかわからないのです。取り急ぎ、というメールの内容が、乱暴だったり、簡単すぎてもOKということではないという認識は大切です。

相手に「有益な情報」を「速く」伝えたい場合

 ビジネスシーンにおいての、取り急ぎというメールは、基本的には多少、失礼なメールの部類に入ることは認識しましょう。できれば、取り急ぎというメールは送らない方がよいというのがマナーの基本ではあるでしょう。

 なぜなら、メールをしたためる時間があるのですから、しっかりと送る相手に向き合っていたら、取り急ぎという感覚は生まれないはずだからです。では、どのようなメールにおいて、取り急ぎという表現を使うと、相手にとって好印象で、自分としても真意が伝わるのでしょうか。

 取り急ぎ、という言葉を最後に付けるメールを送るときに効果的なのは、初めて相手に伝える情報など、相手にとって有益な内容をいち早く送るときに使うことです。基本的に、いち早く伝える情報というのは相手にとって有益であり、努力をした結果の途中報告ですということが相手にも伝わりますし、スピード感が伝わるのです。

まとめ

 以上が、「取り急ぎ」というメールを使うべき状況です。取り急ぎというメールを、簡単にという印象で捉えられてしまうメールが大変多いのですが、この言葉を効果的に使えるのは、「特別な情報に添える」ということなのです。こういったことを意識して使っていきましょう。

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