1. 資料を詳細にするのは良い?悪い?時間をムダにしないディスカッションを行なうための進め方

資料を詳細にするのは良い?悪い?時間をムダにしないディスカッションを行なうための進め方

by U.S. Embassy Tokyo
 ディスカッションの準備で最も頭が痛いのが、時間配分の問題です。内容の濃いディスカッションであればあるほど、時間配分が乱れてしまって予定通りにディスカッションを進めることが難しくなりますよね。ここでは、限られた予定時間を有効に活用してディスカッションを行うための進め方について述べていきます。

事前説明は手短に

 ディスカッションの開始時には、テーマの詳細や関連情報に関する事前説明が行われます。その事前説明を手短に行うことでスムーズにディスカッションに入ることが可能になり、貴重な時間を節約してディスカッション本番に充てることができます。

 事前に資料を配布してテーマや情報を知らせておくことができれば、事前説明そのものをカットすることも可能です。それができない場合は、疑問点に関する質問などはディスカッションを進めながら受け付けていくと効率良く時間を使うことができます。

 もし短時間で説明するのが難しい場合は、補足資料を充実させておくことで時間を短縮することができます。事前説明を必要最低限なことのみに絞り込んでおいて、不明な点は後から確認出来るようにしておけばディスカッションに支障はありません。

持ち時間の厳守を徹底する

 ディスカッションで参加者それぞれに持ち時間が与えられて意見表明を行う場合、持ち時間の厳守を徹底させることが重要です。短時間のオーバーであっても、積み重なれば貴重な時間をそれだけ浪費してしまうことになります。

 特に参加人数の多いディスカッションでは、最初の人が持ち時間をオーバーしてしまうと、参加者全員の持ち時間厳守に対する意識が薄れてしまい時間オーバーが頻発することになってしまいます。

 時間厳守を徹底させるための進め方としては「持ち時間が来たら議事進行役が強制的に終了させる」「持ち時間をオーバーした参加者にペナルティを与える」「大きなブザーを鳴らして発言を妨害する」「マイクのスイッチを強制的に切ってしまう」等の方法がオススメです。

タイムキーパーを配置する

 ディスカッションの時間配分を監督する専任のタイムキーパーを設置することで、ディスカッション全体の時間配分に対する管理を徹底することが出来ます。タイムキーパーがいないディスカッションでは、参加者全員が議論に熱中してしまい終了予定時刻までついつい時間が押してしまうという事態が起こる可能性があります。

 タイムキーパーはディスカッションに参加させず、時間配分を厳守することにのみ専念させましょう。そうすることで参加者全員に対して平等に時間配分を行うことが出来ます。


 限られた時間をどれだけ有効に使えるかでディスカッションの質は決まります。上記のことを参考にして時間配分を最適に行い、有益な結論を導いてください。

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