1. 【例文】英語で日程調整するコツは“段取り”! 知っておくと便利な5ポイント

【例文】英語で日程調整するコツは“段取り”! 知っておくと便利な5ポイント

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 ビジネスシーンで欠かせない「日程調整」だが、時には“英語”で日程調整をする場面もあるだろう。

 そんなときに役立つ、英語で日程調整を行う際のポイントを順序立てて紹介したい。日程調整をする際の英語フレーズをチェックして、スマートな日程調整ができるビジネスパーソンを目指そう。

目次
+ + 英語の日程調整ポイント①:候補日を英語で提案する
+ + 英語の日程調整ポイント②:空いている日程を回答する
+ + 英語の日程調整ポイント③:曜日/日にち指定の日程調整に対する返事をする
+ + 英語の日程調整ポイント④:時間、場所などの詳細を伝える
+ + 英語の日程調整ポイント⑤:日程調整の最終確認をする
+ + 【日程調整】日程の変更・キャンセル時に役立つ英語フレーズ

英語の日程調整ポイント①:候補日を英語で提案する

 自分から日程調整に関する連絡をする場合は、こちらから日程の第一案を提案したい。

 その際に、あまりに候補日を絞り過ぎるのは先方に対して失礼なこと。相手の都合をくみ取った提案をしよう。

日程調整前に“予定”を英語で提案するときはどうする?

 日程調整の話題に移る前に、まずは何の予定における日程調整なのかを明確にするのも大切。

 ミーティングなのか、商談なのか、相手に明示しておこう。

【ビジネス英語・日程調整】予定の提案するときの例文

  • I would appreciate it if there was an opportunity to meet with you to discuss the topic. (議題について話し合えればと思っております)
  • I would like to set up a meeting with you next week. (来週ミーティングをしたいと思っております)

空いている曜日や日にちを< class="find_in_page">英語で聞くときはどうする?

 何の予定の日程調整かを明示したら、候補日を絞るために先方の都合を聞いてみよう。

【ビジネス英語・日程調整】曜日や日にちの候補を聞くときの例文

  • Would you please indicate a suitable day?(もしよろしければご都合のよろしい日をお知らせいただけますと幸いです)

英語の日程調整ポイント②:空いている日程を回答する

 自分の都合について尋ねられた場合は、空いている日程を提示して日程調整を進めていこう。

英語で空いている日を相手に伝えて日程調整を行うにはどうする?

【ビジネス英語・日程調整】空いている日程を回答するときの例文

  • We would be available on Tuesday and Thursday.(こちらは火曜日か木曜日ですと都合がつきます)
  • 13th would work for me. (13日ですと都合がつきます)

英語の日程調整ポイント③:曜日/日にち指定の日程調整に対する返事をする

 候補日をいくつか提案された場合は、自分の都合のいい日を英語で回答しよう。

候補日の都合がつくことを英語で伝えて日程調整をするには?

【ビジネス英語・日程調整】候補日の都合がつくときの例文

  • Certainly, I would be available on Thursday. (木曜日ですとありがたいです)

候補日の都合がつかないことを英語で伝えて日程調整をするには?

  提案された候補日程の中で都合のつく日がない場合は、都合がつかないという旨を伝えよう。

 その後に「英語の日程調整やりとり②」で紹介した文例を使って、自分から空いている日程の回答すると日程調整のやり取りもスムーズにいくはずだ。

【ビジネス英語・日程調整】候補日の都合がつかないときの例文

  • I'm afraid I will not be able to make it on 13th.(申し訳ありませんが、13日は空いておりません)
  • Unfortunately, I will be out of the office on Monday.(残念ながら月曜日はオフィスを離れております)


英語の日程調整ポイント④:時間、場所などの詳細を伝える

 日程調整を終えたら、自分の希望の場所と時間を相手に英語で伝えてみよう。

時間と場所を提示して、英語で細かい日程調整を行うには?

【ビジネス英語・日程調整】時間と場所を伝えるときの例文

  • Would it be possible to meet at 2am?(午後2時にお会いすることは可能でしょうか?)
  • Shall we say around 10pm at our office?(こちらのオフィスに午後の10時ということでよろしいでしょうか?)

英語の日程調整ポイント⑤:日程調整の最終確認をする

 最後にミーティングの詳細を盛り込んだ上で、日程と時間、場所を確認しよう。

詳細を繰り返して、日程調整の最終確認を英語でするには?

【ビジネス英語・日程調整】日にちや時間、場所を確認するときの例文

  • That would be perfect. I will look forward to seeing you at 14:00 next Thursday.(それで全く問題ありません。では来週の木曜日、14時に弊社のオフィスでお待ちしています)

【日程調整】日程の変更・キャンセル時に役立つ英語フレーズ

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 多忙なビジネスシーンでは、日程調整後に変更やキャンセルせざるを得ない状況もある。そんなとき、英語でどう伝えればいいのだろうか?

 以下の日程調整の英語フレーズを参考に、礼儀正しくスケジュールの変更やキャンセルの旨を伝えよう。

日程調整後にスケジュール変更したい旨を英語で伝えるには?

【ビジネス英語・日程調整】スケジュールの変更をするときの例文

  • I would like to reschedule our meeting.(ミーティングの日程調整を再度行いたいです)

日程調整後に英語でキャンセルをするには?

【ビジネス英語・日程調整】キャンセルするときの例文

  • I am afraid I will not be able to meet you that day due to some problem.(問題が起きたため、残念ながら金曜日にお会いすることができなくなりました)

キャンセルした後、英語で新たな日程で調整するには?

 キャンセルした後は、なるべく相手にいい印象を与えるためにも再度日程調整を行うようにしよう。

【ビジネス英語・日程調整】キャンセル後に日程の再調整をするときの例文

  • If you were available next Monday, I would like to arrange to meet you.(もし月曜日ご都合がよろしければ、その日にお会いしたいです)
  • Would it be possible to postpone the meeting until Friday?(ミーティングを金曜日に先延ばしすることは可能でしょうか?)


 日程調整のやりとりを英語で行うためのフレーズなどを紹介してきたが、しっかり覚えられただろうか?

 “英語を話す”ということに焦って、こちら側の都合ばかりを考えて日程調整を行わないように気をつけよう。

 また、あくまでもビジネス上で日程調整のやりとりをする場合、あまりにくだけ過ぎた英語表現(例えば、1語だけの "Great!" や "OK!" などの返事)は避けるのがベターだ。

 今回紹介した英語フレーズを活かして、丁寧な英語表現を使って日程調整を行うように心がけよう。

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