1. 組織でのフォローアップに重要!進捗状況報告書を書く上でのポイント

組織でのフォローアップに重要!進捗状況報告書を書く上でのポイント

by Lida Rose
 プロジェクトにおいて、進捗状況を把握しておく事は、プロジェクト管理を行う側にとっては必須でしょう。これは、プロジェクトに関わる部署や人員が、多ければ多いほど必要度がさらに増してきます。その様な時、進捗状況報告書を利用するのは効果的です。では、この報告書が必要な場面と使い方について考えてみましょう。

【1】効率良く作業をするための計画を立てるために必要

 プロジェクトの内容によっては、ある決められたところまで一つの部署や担当者が作業を進めたら、そこからは次の部署などが引き継ぐという場合があります。また、開発などでは、まず一定のラインまで開発が進む事によって、次の開発段階へ移れる、といったものもあるでしょう。この様な時、全体の流れを把握する事が必要ですが、管理者がそれを知っているだけだと、プロジェクトに関わる他の部署が困ってしまう場合が考えられます。

 ですから、「今はこの作業までが終了している様だから、そろそろウチの部署に回ってくるな…」という事が他部署でも分かれば、自分達の他の仕事を効率よく進めていくための予定を立てる事が出来るのです。

【2】報告書は管理者に

 プロジェクトを管理している部門に、進捗状況報告書を提出し、その管理部門が社内ネットワークなどでいつでも更新していく事が、一番スムーズな管理が出来るかと思われます。

 管理者は、ここまで作業が進んだ時に報告してもらうという様に定める事も出来れば、毎日報告してもらったりと、管理しやすい方法で報告してもらいましょう。もちろん、管理する側の都合だけではなく、報告者側の都合も考慮に入れておきましょう。当然ながら、進捗状況報告書には、スケジュールの進行を把握出来るための項目が載せられている事になります。ただし、会社によっては、それぞれの部署でスケジュール管理表に直接入力している方法を選択している場合もあることだと思うので適宜、会社の方針に従いましょう。

 ただし、プロジェクトを進めるにあたり、各部署や各担当者の仕事を細分化し、入力する内容や報告なども、またどの様な状態になったら入力するかなどの細かい打ち合わせをしておく必要があるので、自分の会社に沿った方法で行いましょう。

【3】シンプルにする

 スケジュール表などに色々細かい情報を書き込んでも、見にくくなってしまうだけです。進捗状況が把握出来るスケジュール管理表は、進捗状況だけが解れば良い内容にし、いつ誰が見てもすぐに進捗状況がわかりやすいものにすることが求められます。


 今回は、進捗状況を報告するために重要なことを見てきましたがいかがだったでしょうか。報告書はシンプルに、効率よく作業できる状態にしておくことが必要なのではないでしょうか。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する