1. 【経営者の基礎知識】最低限知っておくべき「就業規則」を変更する際に必要な"書類"と"手続き"

【経営者の基礎知識】最低限知っておくべき「就業規則」を変更する際に必要な"書類"と"手続き"

by Tony Webster
 就業規則変更届は、どういったときに作られるものなのでしょうか? 具体例を挙げると、社長が、「会社の業績も年々上がっているし、社員のやる気上がるよう特別報酬制度を作ろう」「不況で厳しいし、このままじゃや乗り切れない…社員には悪いが賃金を下げないと…」というような事を思ったときに作られるものです。

 就業規則の作成や変更は、会社関連の法律スペシャリストである社会保険労務士に頼むのが一番ですが、自分でやる事で経験を身につけたいなど、そういった理由から就業規則の変更にチャレンジしたい方へ、就業規則を変更する場合に必要なことを紹介していきます。

必要書類を揃えるまで

 最初に就業規則を変更する場合、代表者の決済(代表取締役社長や役員会)を得て、就業規則の変更部分の決済を受けます。ここで出来上がるものが、「変更届」の基礎部分です。その後、役員が決めた変更部分を従業員達に見せなければなりません。

 つまり、会社内に労働組合(従業員の過半数が加入している条件あり)へ持っていきます。組合がない場合は、従業員達の過半数が選んだ代表者の下へ意見を聞かなければ、変更はできません。

 そのときに出来上がる「意見書」が、就業規則の変更に使う重要な書類になります。なお、変更に不服があり労働者側が同意できなくても「意見書」は効力があります(法律的な意味で問題はないという意味です。無理矢理、就業規則を変更し会社の信頼が無くしてしまうなど、社内で起こりうるマイナス要素は考えていません)。「意見書」には代表者の氏名と捺印が必須です。

 変更する際には、労働基準法が定めている周りに周知する義務があります。

・職場の見やすい所に変更を掲示する
・変更部分をプリントアウトして社員全員に配布
・情報端末で常時変更部分を見れるようにする

 無用のトラブルを起こさないようするためにも、変更する際は告知をするようにしましょう。「変更する前の就業規則」「就業規則の変更届」「労働者達の意見書」この3点が変更する上での基本的な書類です。これらを2枚作っておきます。1つは会社内で保管しますが、もう1つは労働基準監督署に提出する必要があるからです。

就業規則を変更する場合の注意点

 就業規則を労働者に不利益が生じるもの(例えば、就業時間の延長や退職金制度の廃止など)の変更は、各個人に変更する旨を伝えて同意を得なければなりません。

 基本的には従業員全員の同意が必要なのですが、会社の規模によっては全員の同意を得ることは難しく、全員の同意が得られなくとも一定以上の従業員の同意を得られれば、労働基準監督署は合理性があると判断して変更が認められます。

書類を提出へ

 「変更する前の就業規則」「就業規則の変更届」「労働者達の意見書」を2部持って管轄の労働基準監督署に行き、提出します。現地に向かわずとも郵送での発送も認められているので、時間が無ければ郵送するのも良いでしょう。なお、変更届を出す際に手数料はかかりません。


 以上、就業規則を変更する場合に必要なことを紹介してきました。就業規則を変更する場合は、社会保険労務士に頼むのが最も良いでしょう。しかし、より良い環境で働いてもらうためにも自分で就業規則を作成したいという経営者は、ここで紹介したことは最低限頭に入れておくべきです。

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