1. "数値"を記入するだけではダメ!プロジェクトの管理がスムーズに行える「進捗状況表」の簡単作成法

"数値"を記入するだけではダメ!プロジェクトの管理がスムーズに行える「進捗状況表」の簡単作成法

by -Dagmar-
 プロジェクトをスムーズに進めるためには、進捗状況の管理が必要不可欠です。進捗状況を適切に管理することができれば、遅れることなくプロジェクトを進めることが可能になり、最適なリソース配分を実現して理想的な形で管理を行うことができます。

 進捗状況の管理に役立つのが、メンバーそれぞれの進捗状況を一括管理する進捗状況表です。簡単に作成できる進捗状況表ですが、バラバラになりがちな進捗状況の管理を一元的に行うのに効果を発揮します。今回は、プロジェクトをスムーズに進めるための進捗状況表の作成方法について解説します。

表の作成

 進捗状況表の作成には、エクセルなどの表計算ソフトを利用します。もちろん手書きでも作成可能です。まず、縦軸にそれぞれのプロジェクト名またはプロジェクトごとの担当者名を書き込みます。プロジェクトをいくつかに分割して進捗状況を管理する場合は、分割管理する単位ごとに一行割り当てましょう。

 次に横軸に進捗状況を表す目盛りを作成します。目盛りの刻みはその時によって最適な値は異なりますが、分からなければ10パーセントを1マスにして作成してください。

 ここまでの作業で縦軸にプロジェクト名が、横軸に進捗状況を表す数値が記された進捗状況表が完成しました。次の作業では実際に、この表を使用して進捗状況を管理する方法について説明します。

進捗状況管理

 先ほど作成した進捗状況表を利用して、進捗状況を管理する方法を解説します。プロジェクトA、B、Cの3つのプロジェクトの進捗状況を管理する場合、縦軸にそれぞれA、B、Cと1行ずつ割り振るのです。次に現時点でのA、B、Cそれぞれの進捗状況を横軸にそって記入します。この時点で、どのプロジェクトもスタートしていなければまだ0%ということになるでしょう。

 スタートから一日後、A、B、Cそれぞれの進捗状況が10%、20%、30%になったとします。進捗状況に変化が見られたら、進捗状況に合わせて横軸を塗りつぶしていきます。この進捗状況表では1マスが10%で作成されているので、上からそれぞれ1マス、2マス、3マス塗りつぶしていきましょう。

 この時進捗状況表は、それぞれのプロジェクトごとの進捗状況を棒グラフで表現していることになります。塗りつぶされているマス目の長さが、そのまま進捗状況を表しているので、横軸が一番長く塗りつぶされているプロジェクトが一番進んでいるプロジェクトということになります。

 後は進捗状況が100%になるまで、同じように記入を繰り返していけば、進捗状況表を利用して進捗状況の管理をすることができるでしょう。横軸のマス目を塗りつぶすときに合わせて日付を記入しておけば、一日あたりの作業量を一目で理解できるようになり、より分かりやすい進捗状況表になります。


 進捗状況表の目的は、作業の進捗状況をビジュアル的に表現し、管理を容易にすることです。数値を記入するだけでは直感的に理解するのが難しいですが、マス目を塗りつぶしてグラフ化することで、誰が見ても一目でわかる進捗状況表が完成します。

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