1. 【進捗状況報告書の書き方】8つの要素をきちんと盛り込み"簡潔な報告"を心がけよう!

【進捗状況報告書の書き方】8つの要素をきちんと盛り込み"簡潔な報告"を心がけよう!

by Brittany Danisch
 プロジェクトを進める上で、自分が担当する仕事の進捗状況をリーダーに定期的に伝えることがあるでしょう。また、個人的な仕事に関しても、場合によってはその途中経過を上司に報告するケースも出てきます。その際、口頭ではなく、「進捗状況報告書」の提出を求められることがあるでしょう。ここでは、進捗状況報告書の持つ意味と、その基本的な書き方を紹介します。

進捗状況報告書の持つ意味

 プロジェクトリーダーや上司は、常に複数のスタッフの仕事の状況を知っておく必要があります。ですから、スタッフは随時、自分の仕事の進捗状況をリーダーや上司に報告しなければなりません。しかし、多くのスタッフが個々に口頭での報告をすることになると、リーダーや上司は多くの時間を報告を受けることに費やさなければなりません。

 また、報告する側にとっても、上司に報告するタイミングを図らなければならないという、無駄な労力を使うことになります。その点、進捗状況報告書の提出は、上司にとって短時間ですべてのスタッフの状況を把握できますし、報告者にとっても、自分本位の仕事の時間配分の中で作成、提出できるという大きなメリットがあるのです。

基本的な書き方~盛り込む項目

 今は、各種報告書のテンプレートが用意されているため、それを使って作るのも良いでしょう。しかし、実際の仕事は千差万別。テンプレートでは、しっくりこないというケースも少なくないですし、仕事の性質や内容にそぐわないテンプレートを使ってしまうと、報告書の「作り直し」を求められることになりかねません。

 ですから、テンプレートに頼るより、自分なりのスタイルで、その仕事の内容に適した書き方で進捗状況報告書を作成したほうがいいでしょう。盛り込むべき内容は、以下の通りです。

1. 報告書の提出年月日
2. 「○○に関する進捗状況報告書」というタイトル
3. 提出するリーダーや上司の氏名
4. 提出者の氏名
5. 「×日現在の進捗状況」もしくは「○日より×日までの仕事の進捗状況」という、期間の明示
6. 進捗状況の内容
7. その評価
8. 課題や今後の見通し

書き方のポイントと注意点

 この中でメインが「進捗状況の内容」になります。避けなければならないのは「ほぼ予定通り、好調に進んでおります」と言った、抽象的な報告です。それを避けるためには、仕事の内容を箇条書きにするといいでしょう。仕事全体の進捗状況を総合的に報告するより、「これについては、ほぼ完了しました。これについては現在進行中。目標の3割程度の達成率です。また、これについてはまだ着手していません」というように、細かく分けて、その進捗具合を報告するのです。

 先ほども言ったとおり、報告書は口頭での説明より短時間で上司が状況を把握できるというメリットを持っています。ですから、できるだけ簡潔に報告するのが基本。どうしても長文になってしまう場合は、最初にサマリー(要約文)をつけるといいでしょう。


 「形式にとらわれる必要はありません」、これが進捗状況報告書を作成する際の書き方のポイントです。「これは出来ました。これは半分ぐらい出来てます。これはまだゼロ%です」といった、簡潔な報告を心がければいいのです。

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