1. 【進捗状況報告書の書き方】8つの要素をきちんと盛り込み"簡潔な報告"を心がけよう!

【進捗状況報告書の書き方】8つの要素をきちんと盛り込み"簡潔な報告"を心がけよう!

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 仕事の進捗状況をプロジェクトリーダーに伝えたり、個人的な仕事の途中経過を上司に報告したりなど、ビジネスにおいて“進捗状況”の共有は必須だ。

 そんな進捗状況を報告する際、上司に「進捗状況報告書」の提出を求められた経験はないだろうか?

 今回は進捗状況報告書の持つ意味と基本的な書き方を紹介したい。

進捗状況報告書の持つ意味

口頭で進捗状況を報告するデメリット

 プロジェクトリーダーや上司は、常に複数メンバーの仕事の状況を知っておく必要がある。

 そのためにも、プロジェクトに関わるメンバーは随時、自分の仕事の進捗状況をリーダーや上司に報告して共有しておかなければならない。

 しかし、全メンバーが個々に口頭で報告するとなると、リーダーや上司は報告を受けるだけで1日を消化してしまう羽目になるだろう。

 また、報告する側にとっても、上司に報告するタイミングを図らなければならないという、無駄な労力を使うことになる。

双方の時間を奪わない「進捗状況報告書」

 進捗状況報告書を提出することによって、上司は書類に目を通すだけでメンバーの進捗状況を知ることが可能になる。口頭よりも短時間で、全スタッフの状況を把握できるのだ。

 また、進捗状況を報告する側にとっても、自分の時間配分の中で作成、提出できるという大きなメリットがある。

 進捗状況報告書は、双方にとって“時間を奪わない手段”なのだ。

進捗状況報告書の内容と書き方

 最近では各種報告書のテンプレートが用意されているため、それを使って作るのも良いかもしれない。

 しかし、実際のところは、任されている仕事によって報告すべき内容は異なるものだ。

 むやみに報告書のテンプレートを使用して、仕事の性質や内容にそぐわない報告書を作ってしまっては、報告書の「作り直し」を求められてしまう可能性がある。

 余計な作業を増やさないためにも、テンプレートに頼らずに仕事内容に適した書き方で進捗状況報告書を作成しよう

 進捗状況報告書に盛り込むべき内容は、以下の通りだ。

進捗状況報告書に盛り込むべき8つのポイント

  • 報告書の提出年月日
  • 「○○に関する進捗状況報告書」というタイトル
  • 提出するリーダーや上司の氏名
  • 提出者の氏名
  • 「×日現在の進捗状況」「○日より×日までの仕事の進捗状況」という期間の明示
  • 進捗状況
  • 進捗状況に対する評価
  • 進捗状況における課題や解決策、今後の見通し

進捗城報告書の「進捗状況」を書く際のポイントと注意点

 進捗状況報告書の中でメインとなるのが「進捗状況の内容」。

 進捗状況の内容では「ほぼ予定通り、好調に進んでおります」といった、抽象的な表現はNGだ。

進捗状況の内容は箇条書きで簡潔にまとめる

 抽象的な報告を避けるためにも、進捗状況報告書では仕事の内容を箇条書きにして提出しよう。

 具体的な報告をするコツは、“仕事全体”の進捗状況を報告するのでなく、タスクを細かくわけて進捗状況を報告すること。

 「Aタスクについては完了しました。Bタスクについては現在進行中で、目標の3割程度の達成率です。また、Cタスクについては未着手です」というように、タスクを細かくわけて、その進捗具合を報告してほしい。

 先述したように、進捗状況報告書を提出させる狙いには、上司が短時間で進捗状況を把握することが挙げられる。その目的を果たすためにも、進捗状況報告書はできるだけ簡潔にするのが基本だ。

 どうしても長文になってしまう場合は、最初にサマリー(要約文)をつけるなどして、上司が時間をかけずに確認できる資料づくりを心がけよう。


 進捗状況報告書は、これといった形式にとらわれる必要はない。

 進捗状況報告書を作成する際には、「これは出来ました。これは半分ぐらい出来てます。これはまだゼロ%です」といった、簡潔でいて具体的な内容を記そう。

 上司が目を通したときに「時間をかけずに進捗を把握することができる書類」を目標に、進捗城報告書を仕上げてみてほしい。

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