1. "進捗状況"を報告するメールの書き方!内容は「定型化」せず状況に合わせて工夫すべし!

"進捗状況"を報告するメールの書き方!内容は「定型化」せず状況に合わせて工夫すべし!

by VISITA FLICKR.COM/EARTHINTRUDEERS!
 仕事の進捗状況を上司にメールで報告する際は、それに合った書き方が必要です。これが不十分ですと上司に嫌な顔をされたり、仕事のトラブルになったり、と様々な問題が起きかねません。そこで進捗状況を報告する際の、正しいメールの書き方について説明していきます。

書き方のポイント

 書き方のポイントですが、あくまで進捗状況を報告する為のメールであり、上司も進捗状況を確認する為に、そのメールを読んでいる事を意識して書く事が大切です。

 まず文面についですが、上司相手なのでマナーや敬意は必要ですが、顧客相手に出すような、あまりにもかしこまった書き方は望ましくありません。例えば「日頃からお世話になっております」、「今後とも宜しくお願い致します」のような前後の挨拶などは、上司との距離感にもよりますが、基本的には不要です。もし、書くとしても少し崩して簡略化した方がよいでしょう。

 書く内容としては、個人的な主観や願望を書くのではなく、事実を書く事が大切です。「思います」などは使用しないようにし、進捗の事実、現状を伝えるようにしましょう。また進捗状況のみとし、関係の無い仕事の話も同じメールに混ぜ、併せて報告する事は極力控えましょう。

 上司はあくまで進捗状況をそのメールから確認したい為、伝えるべき点はしっかりと記載した上で出来る限り簡略化し、相手が進捗状況を把握し易よう様に書く事がポイントとなります。

報告内容が多い場合、複雑な場合の書き方

 報告しなければならない進捗内容が多く複雑な場合は、それに応じた書き方の工夫も必要になります。報告内容があまりに多く複雑な場合は、無理にメール文章だけで伝えようとせず、詳細は別途、表やグラフ化したデータファイルにまとめて報告するのが望ましいです。また仕事状況を報告する上で補足しなければならない情報や、補足しなければ分かりづらい情報があれば、これも別途補足説明や資料を用意すべきでしょう。

 上司といえども、同じ仕事にあまり関わっていない場合もあるので、相手の立場に立ち、相手に十分伝わり理解し易いような書き方をするのが望ましいです。またメールだけでは伝わりにくい内容や重要性のある内容であれば、時にはメールだけでなく対面で報告する事も大切になるでしょう。

進捗状況に遅れや問題がある場合の書き方

 進捗状況に遅れや問題がある場合は、進捗のみを報告するだけで終わらせるのは望ましくありません。遅れや問題の原因、今後の対応方針や改善案なども併せて報告する必要があるでしょう。また追加資金や増員、スケジュールの立て直しなどが必要な場合は併せて報告しましょう。

 メールですと会話に時間的なロスが発生するため、その進捗を報告し、後に発生するであろう会話を考え、事前にメール内容に併せて含める心掛けが大切です。またこの場合も話し会いが必要な際は、無理にメールにせず対面で報告する事も大切になります。


 進捗状況を報告する際のメールの書き方としては、このようなポイントがあります。この様な点を意識しつつ、自身の状況に合わせて工夫する事が大切です。

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