1. 書類整理はやっぱりシンプルさが一番!仕事の効率化に効果的なファイリング用品とは?

書類整理はやっぱりシンプルさが一番!仕事の効率化に効果的なファイリング用品とは?

by Konstantin Leonov
 オフィスにあるモノは大きく分けて、2種類あります。それは、書類などの紙系とそれ以外です。デスク周りが雑然とするのは主に書類が原因です。とすると、書類をうまく機能的にファイリングできたらデスク周りはかなり片付くはずです。ここでは、書類整理に役立つファイリング用品を紹介したいと思います。

1. ファイルを利用する

 世の中には便利なファイリング用品が出回っています。しかし、いろいろ使ってみてわかることですが、結局シンプルイズベストなのです。すなわち、書類はファイルで整理するということ。
 
 オフィスで扱う書類の規格はA4ですので、A4ファイルを使って整理するのが基本となります。自分のデスクでのファイリングならば、案件別や取引先の会社別にファイルを作り、関係する書類はつぎつぎとそのファイルに頬り込んでいくというやり方が一番シンプルで結局はファイリングやしやすいのです。

 管理する場所は、机の引き出しの一番下です。ファイルボックスを組み込めば、ファイルを立てて管理でき、見出しが一目瞭然なので、必要なときに必要な書類をさっと取り出せます。

2. 現在進行案件の書類の場合

 今現在動かしていて、引き出しにいちいちしまいたくない書類は、引き出し用のファイルとは別のファイリング用品を用意しましょう。クリアファイルなどが便利です。クリアファイルにも、付箋などで見出しを付けてそこに、今動かしているので次々と発生する書類を入れ込みます。現在進行の案件はひとつではないでしょうから、クリアファイルもいくつか用意しましょう。色を変えると区別をつけやすくて便利です。

3. パソコンのハンドスキャナ

 内容がはっきりしていて、各ファイルにすぐに分類できる書類は、整理するのは楽かもしれません。しかし。オフィスにはそれ以外の同分類していいのか迷う書類もあります。電話を受けた時に書きつけたちょっとしたメモや、伝言メモなど、すぐにどこかに書き写して捨ててしまえばよいのですが、内容を書き写すほどでもないけど、かといって捨ててしまったらいつかその情報が必要なときに困るかもしれない。という中途半端な書類があります。

 それらには、ハンドスキャナで情報を取り込んでパソコンに保存しておくというのもひとつの手です。案件が別だったりして内容がばらばらでも、日付で管理します。もしかしたら使わないかもしれないという程度の情報なら日付での管理で十分です。パソコン内なら、他愛ないメモのスキャンの集合でもごちゃつくということにはなりません。

まとめ

 片づいて整然としてオフィスで毎日働くのは理想ですが、忙しくしていると、自分のデスク周りもだんだんごちゃごちゃしてきます。ごちゃごちゃしてどこに何があるかわからないデスクで仕事するのと、整然と片付いたデスクで仕事をするのと比べるならもちろん、片付いたデスクで仕事するほうが効率もよく精度もよいに決まっています。今回の記事を参考に身の回りを整理しておきましょう。

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