賢く名刺管理＆整理する方法【アナログ／デジタル別】｜仕事で役立つ人脈を築くコツとは？

対外的な仕事をする人で、次々と増えていく名刺の管理や活用の仕方に困っている人もいるのではないでしょうか。

本記事では、名刺を管理するメリットや、名刺を管理・活用するコツを紹介します。

あらゆる名刺管理ツールやテクニックを使って、仕事の人脈を築きましょう。

そもそも名刺を管理・整理するメリットとは？

「もらった名刺は特に管理していない」「もらいっぱなしで、探せばどこかにあるかも……」といった状態になっている人もいるのではないでしょうか。

名刺は管理してこそ意味があるもの。

まずは名刺を管理するメリットについてご紹介します。

メリットを正しく理解して、名刺を管理するためのモチベーションを上げましょう。

名刺を管理・整理するメリット1：ビジネスチャンスを逃さない

名刺を管理する1つ目のメリットは「ビジネスチャンスを逃さない」ことです。

大きな会社との取引を考えている場合、すでにグループ会社の人と関わりがある可能性があります。名刺を管理することによって、既存の関係からビジネスチャンスや取引相手と繋がるきっかけを見つけれます。

手持ちの名刺から既存の関係を洗い出す際、日頃から名刺管理をしていればスピーディーに目当ての人を見つけれます。

名刺を管理・整理するメリット2：名刺を探す時間を短縮できる

名刺を管理する2つ目のメリットは「名刺を探す時間を短縮できる」ことです。

適当に名刺をファイリングしたり、引き出しの中にしまったりしてしまうと、必要なときに目当ての名刺を見つけるのに時間がかかってしまいます。

文具メーカーであるキングジムの調査によると、名刺に費やす時間は1週間で「平均12.6分」です。年間で計算すると、名刺に費やす時間は「約10時間」もになります。

1分1秒も無駄にできない多忙なビジネスパーソンにとって、10時間は大きな損失になります。

日頃から名刺を管理しておくことで、必要な名刺を探す時間が短縮でき、結果的に仕事に充てる時間が増えるのです。

名刺を管理・整理するメリット3：仕事の悩みを相談できる相手が見つかる

名刺を管理する3つ目のメリットは「仕事の悩みを相談できる相手が見つかる」ことです。

仕事をしていると、同じ会社のメンバーには打ち明けにくい相談や、質問してもわかる人がいない専門的な仕事の悩みなどが浮かび上がってくるのではないでしょうか。

相談しにくい悩みをすぐさま解決するためには、やはり詳しい人に聞くのが最も効率的です。

名刺を管理していれば、自分の悩みを解決してくれたり、相談にのってくれたりするような社外の人も見つけやすくなります。

長続きしない人必見！ 名刺管理・整理を続けるコツとは？

具体的な名刺管理の方法を紹介する前に、アナログ・デジタルの管理方法のどちらおいても共通する名刺整理のコツをご紹介します。

名刺交換後に以下のことを実践するだけでも、なかなか長続きしない名刺管理を続けることができるはずです。

名刺管理・整理方法【アナログ編】

名刺管理術の具体的な方法について、本記事では「アナログ」と「デジタル」に分けて紹介します。

以下の名刺管理における3つのルールをふまえ、「アナログとデジタルのどちらの名刺管理方法が自分が合っているのか？」と自分との相性を考えながらチェックしてみてください。

アナログ名刺管理・整理方法1：名刺の枚数によって管理するファイルを分ける

直感的に名刺を管理できるアナログ方式では、まず名刺の枚数によって管理するファイルを分けてみましょう。

管理する名刺の枚数が100枚を超えるようであれば、「使用頻度が高い名刺フォルダ」と「使用頻度が低い名刺フォルダ」の2つに分けることをおすすめします。

直感的でいて、自分好みに整理できるアナログな名刺管理ですが、必要な名刺を探すのに時間がかかってしまうのがネックです。

使用頻度ごとに名刺フォルダを分ければ、目当ての名刺を探す時間も幾分は短縮できます。

アナログに名刺を管理する方法の難点を、工夫することによってカバーしましょう。

アナログ名刺管理・整理方法2：固定の取引相手がいる場合は「名刺ケース」で五十音順で管理

出典：amzn.to

アナログ方式の名刺管理といっても、「名刺フォルダー」や「名刺ケース」などと管理するツールが複数あります。

固定の取引相手がいるビジネスパーソンであれば、回転型やボックス型の「名刺ケース」で管理するのがおすすめです。

固定の取引相手がいる場合、会社名や個人名などで相手のことを覚えているのではないでしょうか。

相手の名前を覚えている場合は、名刺ケースを用いて会社名や個人名の五十音順で管理していると、必要時にすぐに名刺をとりだせます。

業界や業種ごとに名刺を探すことが多いというビジネスパーソンも、名刺ケースでの管理がおすすめです。

アナログ名刺管理・整理方法3：幅広い業界と関わる／直近で会った人と頻繁に連絡をとる場合は「名刺フォルダー」で時系列管理

出典：amzn.to

業界や職種を特定しにくく、直近で会った人と頻繁に連絡をとる機会が多いビジネスパーソンには「名刺フォルダー」での管理がおすすめです。

幅広い業界の人と関わるビジネスパーソンの名刺管理では、五十音順などの細かなカテゴライズではなく、付箋を貼るなどしてざっくりとしたカテゴライズが向いています。

また、直近会った人の名刺を1ページ目にファイリングしていくことで、仕事の履歴を確認することができるのも名刺フォルダーでの管理方法ならではのポイントです。

デジタルで名刺の管理・整理をする5つのメリット

ビジネスパーソンの必需品ともいえるスマートフォンですが、スマホの普及に伴いスマホアプリも進化しています。

進化し続けるスマホアプリの中には「名刺管理」に特化したアプリが多々あります。

以下からは、デジタル方式の名刺管理には一体どんなメリットがあるのかについてご紹介します。

デジタル名刺管理・整理のメリット1：名刺がかさばらない    

デジタルで名刺管理をする1つ目のメリットは「名刺がかさばらない」ことです。

名刺アプリで管理すると、名刺をスキャンしてWeb上で名刺管理できます。そのため、紙の名刺をわざわざきれいにファイリングする必要がなくなります。

ただし、電子データなので、データが消えてしまう場合もあります。データが飛んだときの保険として、名刺をカードケースやファイルに入れて、置いておくことをおすすめします。

デジタル名刺管理・整理のメリット2：同僚や部署単位での共有がしやすい

デジタルで名刺管理をする2つ目のメリットは「同僚や部署単位での共有がしやすい」ことです。

Web上で名刺管理できるアプリの中には、「誰と誰が名刺交換をしているのか」ということをクラウドでチェックできるタイプのものもあります。

「この会社に知り合いいる？」という質問をしなくても、アプリで他社との繋がりを確認できるのはデジタルでの名刺管理ならではのメリットです。

デジタル名刺管理・整理のメリット3：名刺整理や検索が楽に行える

デジタルで名刺管理をする3つ目のメリットは「整理と検索が楽に行える」ことです。

アナログ管理では名刺を探すときに、五十音別や業界別などのカテゴライズから名刺を探すことが多いのではないでしょうか。

そのため、「Aさんの名刺を見たい」という特定の個人の名刺を探す場合、どうしてもアナログ管理では時間がかかってしまいます。

一方で、デジタル管理は検索窓に名前を入れれば候補の名刺がすぐに出てくるので便利です。

また、ラベルごとに整理できるなど、デジタルならではの名刺整理ができるのもポイントです。アプリ操作に慣れている人であれば、デジタルな名刺整理の方法は苦に感じないのではないでしょうか。

デジタル名刺管理・整理のメリット4：アプリ上で交流できる

デジタルで名刺管理をする4つ目のメリットは「アプリ上で交流できる」ことです。

名刺アプリによっては、アプリ上でメッセージのやりとりを行えます。

ビジネスメールやSNSを使わなくても、名刺交換をした人と気軽に連絡を取り合えるところも、デジタルならではのメリットです。

デジタル名刺管理・整理のメリット5：最新の名刺データをキャッチできる

デジタルで名刺管理をする5つの目のメリットは「最新の名刺データをキャッチできる」ことです。

名刺アプリでは、役職や部署の変更後に新たに刷り直した名刺をアプリにスキャンするだけで、名刺交換した人に「名刺が更新された（異動があった）」という旨を伝えれます。

いち早く最新の名刺データをキャッチすることは、新たなビジネスチャンスのきっかけにもなります。アナログな名刺管理にはない、デジタル名刺管理ならではのメリットです。

無料で使える！ 注目の名刺管理・整理アプリ2つ

デジタルで名刺管理するメリットについて紹介しました。

名刺管理アプリはいっぱいあるから選べないという人もいるでしょう。

以下では、激選した無料の名刺管理アプリを2つを紹介していきます。

個人向けの名刺管理におすすめ！ 名刺管理アプリ最大手「Eight」

無料で使える注目の名刺管理アプリの1つ目は「Eight」です。

自分の名刺をスキャンして簡単なプロフィールを入力するだけで、すぐに使い始めれます。

Eightの最大の魅力である「名刺データの正確性」です。名刺スキャン後のデータ入力をEightスタッフが人力で行っているため、クラウド上で正確なプロフィールをチェックできます。

また、名刺管理アプリ最大手のEightには、ビジネスSNSとしての側面もあります。

勉強会やビジネスイベントなどで名刺交換をできなかった人も、EightユーザーであればWeb上で名刺交換リクエストを送れます。

メッセージ機能も使えるため、名刺交換をした人と気軽に交流できるのも魅力的です。

管理する名刺の枚数が多い人におすすめ！ 同時10枚、データ化できる名刺アプリ「Wantedly People」

無料で使える注目の名刺管理アプリの2つ目は「Wantedly People」です。

ビジネスSNSで知られる「Wantedly」が提供する名刺管理アプリで、1回の撮影で最大10枚もの名刺を瞬時にデータ化してくれるのが最大の魅力です。

職業柄、一度に多くの人と名刺交換をするビジネスパーソンにとって、スキャンに手間取らないWantedly Peopleは使いやすいでしょう。

LINEやメールなどで名刺データを上司、同僚にすぐに共有できるのもポイントです。

著名なビジネスSNSの企業が提供するアプリということもあって、業界の著名人を始めとして、多くの人が利用しているアプリでもあります。

デジタルで名刺の管理・整理をするときの注意点

アナログよりも、デジタルで名刺の管理や整理をするほうが簡単そうに思えるかもしれません。

しかし、デジタルで名刺の管理をする際は以下の2つのことに気をつけなければいけません。

デジタル名刺管理・整理をする注意点1：セキュリティ対策を行う

デジタルで名刺を管理・整理する場合の注意点の1つ目は、セキュリティ対策を行うことです。

名刺は大事な顧客情報なので、流出したとしたら相手にも多大な迷惑をかけてしまいます。

流出させないためにも、セキュリティ対策には気を配りましょう。

例えば、スマホで怪しいサイトやURLを開かないことや、セキュリティソフトを入れることなどをやってみてください。

また、スマホやパソコン自体の管理も大切です。パスコードをかけてない場合はパスコードをかけ、外部の人間が電子機器に触れないようにしましょう。

デジタル名刺管理・整理をする注意点2：データが消える可能性を検討してバックアップをこまめにとる

デジタルで名刺を管理・整理する場合の注意点の2つ目は、データが消える可能性を検討してバックアップをこまめにとることです。

デジタルでの管理は便利な半面、データが無くなると戻すことができません。

データが消える可能性はあるので、仮にデータが消えても大丈夫なように対策をしましょう。

例えば、バックアップをこまめにとってデータを逐一保存してみたり、他の名刺保存サイトを並列して使ってみることなどをしてみましょう。

もしくは、アナログとデジタルをかけ合わせてもいいのではないでしょうか。

アナログは、確実にデータは消えませんが、探しにくいというデメリットがあります。デジタルで簡単に探せるように保存し、緊急用にアナログで保存することをおすすめします。

名刺はビジネスマンの宝！賢く管理して活用しよう

ビジネスシーンの挨拶には欠かせない「名刺」。人と会う機会が増えれば増えるほど、管理も大変になっていくでしょう。

しかし、持っている名刺はあなたの「人脈」であって、ビジネスシーンでの努力の証です。自分に合った名刺管理の方法で、しっかりと名刺を管理してください

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