1. 賢く名刺管理&整理する方法【アナログ/デジタル別】|仕事で役立つ人脈を築くコツとは?

賢く名刺管理&整理する方法【アナログ/デジタル別】|仕事で役立つ人脈を築くコツとは?

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 ビジネスシーンで会った人とは名刺交換をするもの。

 営業職などの対外的な仕事をする人は、次々と増えていく名刺の管理や活用の仕方に困っているのではないだろうか。

 今回は名刺管理・活用するコツを紹介したい。あらゆる名刺管理ツールやテクニックを使って、仕事の人脈を築こう。

目次
+ + そもそも名刺を管理・整理するメリットとは?
+ + 長続きしない人必見! 名刺管理・整理を続けるコツとは?
+ + 【アナログ/デジタル別】アナログ編:名刺管理・整理方法
+ + 【アナログ/デジタル別】デジタル編:効果的な名刺管理・整理方法
+ + 無料で使える! 注目の名刺管理・整理アプリ2つ

そもそも名刺を管理・整理するメリットとは?

 名刺管理や活用方法、整理術などを紹介したところで、そもそも名刺を管理する行為にメリットを感じなければ、なかなか実践することはできないものだ。

 まずは名刺を管理するメリットについて見ていきたい。

名刺を管理・整理するメリット①:ビジネスチャンスを逃さない

 名刺を管理する1つ目のメリットは「ビジネスチャンスを逃さない」ということ。

 大きな会社との取引を考えている場合、すでにグループ会社の人と関わりがある可能性があったりなどと、既存の関係からビジネスチャンスや繋がるきっかけを見つけることができるものだ。

 手持ちの名刺から既存の関係を洗い出す際、日頃から名刺管理をしていればスピーディーに目当ての人を見つけることができる。

名刺を管理・整理するメリット②:名刺を探す時間を短縮できる

 名刺を管理する2つ目のメリットは「名刺を探す時間を短縮できる」ということ。

 適当に名刺をファイリングしたり、引き出しの中にしまったりしてしまうと、必要なときに目当ての名刺を見つけるのに時間がかかってしまう。

 文具メーカーであるキングジムの調査によると、名刺に費やす時間は1週間で「平均12.6分」。年間で計算すると「約10時間」かかっているそうだ。

 1分1秒も無駄にできない多忙なビジネスパーソンにとって、10時間は大きな損失である。

 日頃から名刺を管理しておくことで、必要な名刺を探す時間が短縮でき、結果的に仕事に充てる時間が増えるのだ。

名刺を管理・整理するメリット③:仕事の悩みを相談できる相手が見つかる

 名刺を管理する3つ目のメリットは「仕事の悩みを相談できる相手が見つかる」ということ。

 仕事をしていると、同じ会社のメンバーには打ち明けにくい相談や、質問してもわかる人がいない専門的な仕事の悩みなどは浮かび上がってくるだろう。

 そういった悩みをすぐさま解決するのであれば、やはり人に聞くのが最も効率的。

 名刺を管理していれば、自分の悩みを解決してくれたり、相談にのってくれたりするような社外の人も見つけやすくなるのだ。

▼過去に一度でも接点を持った相手こそ「ビジネスの成功」を生み出す可能性がある

長続きしない人必見! 名刺管理・整理を続けるコツとは?

 具体的な名刺管理の方法を紹介する前に、アナログ/デジタルな管理方法どちらおいても共通する名刺整理のコツを見ていこう。

 名刺交換後に以下のことを実践するだけでも、なかなか長続きしない名刺管理を続けることができるはずだ。

名刺管理・整理を続けるための3つのコツ

  • 名刺交換した日に整理する
  • 「会った日付/会った場所/仕事の用件」を名刺に書き込む
  • 「管理しなくてもいい名刺」というカテゴリを設けない

【アナログ/デジタル別】アナログ編:名刺管理・整理方法

 名刺管理術の具体的な方法について、今回は「アナログ」と「デジタル」に分けて紹介したい。

 以下の名刺管理における3つのルールをふまえ、「どちらの名刺管理方法が自分が合っているのか?」と自分との相性を考えながらチェックしてみよう。

名刺管理における基本ルール3つ

  • ルール①:目当ての名刺をすぐに取り出すことができる
  • ルール②:「管理」「整理」に時間をとられない仕組みである
  • ルール③:名刺を捨てる(整理する)日を定期的に設ける

【アナログ名刺管理・整理方法】①:名刺の枚数によって管理するファイルを分ける

 直感的に管理することができるアナログ方式では、まず名刺の枚数によって管理するファイルを分けよう。

 管理する名刺の枚数が100枚を超えるようであれば、「使用頻度が高い名刺フォルダ」と「使用頻度が低い名刺フォルダ」の2つに分けることをおすすめしたい

 直感的でいて、自分好みに整理することができるアナログな名刺管理だが、必要な名刺を探すのに時間がかかってしまうのがネック。

 使用頻度ごとに名刺フォルダを分ければ、目当ての名刺を探す時間も幾分は短縮することができる。

 アナログな名刺管理の難点をカバーすることができるのだ。 

【アナログ名刺管理・整理方法】②:固定の取引相手がいる場合は「名刺ケース」で五十音順で管理

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 アナログ方式の名刺管理といっても、「名刺フォルダー」や「名刺ケース」などと管理するツールが複数ある。

 固定の取引相手がいるビジネスパーソンであれば、回転型やボックス型の「名刺ケース」で管理するのがおすすめ

 固定の取引相手がいる場合、会社名や個人名などで相手のことを覚えているだろう。

 そういった場合、名刺ケースを用いて会社名や個人名の五十音順で管理していると、必要時にすぐに名刺をとりだすことができる。

 業界や業種ごとに名刺を探すことが多いというビジネスパーソンも、名刺ケースでの管理をおすすめしたい。

【アナログ名刺管理・整理方法】③:幅広い業界と関わる/直近で会った人と頻繁に連絡をとる場合は「名刺フォルダー」で時系列管理

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 業界や職種を特定しにくく、直近で会った人と頻繁に連絡をとる機会が多いビジネスパーソンには「名刺フォルダー」での管理がおすすめ。

 幅広い業界の人と関わるビジネスパーソンの名刺管理では、五十音順などの細かなカテゴライズではなく、付箋を貼るなどしてざっくりとしたカテゴライズが向いている。

 また、直近会った人の名刺を1ページ目にファイリングしていくことで、仕事の履歴を確認することができるのも名刺フォルダーでの管理方法ならではのポイントだ。


【アナログ/デジタル別】デジタル編:効果的な名刺管理・整理方法

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 ビジネスパーソンの必需品ともいえるスマートフォンだが、その普及に伴いスマホアプリも進化している。

 そんなスマホアプリの中には「名刺管理」に特化したアプリが多々あるのだ。

 以下からは、デジタル方式の名刺管理には一体どんなメリットがあるのかを見てみよう。

【デジタル名刺管理・整理のメリット】①:名刺がかさばらない

 デジタルで名刺管理をする1つ目のメリットは「名刺がかさばらない」ということ。

 名刺アプリで管理すると、名刺をスキャンしてWeb上で名刺管理することになる。そのため、紙の名刺をわざわざきれいにファイリングする必要がなくなるのだ。

 データが飛んだときの保険としてカードケースに名刺を入れるにしても、名刺ファイルや名刺ケースで管理する方法ほど名刺がかさばることもないだろう。

【デジタル名刺管理・整理のメリット】②:同僚や部署単位での共有がしやすい

 デジタルで名刺管理をする2つ目のメリットは「同僚や部署単位での共有がしやすい」ということ。

 Web上で名刺管理できるアプリの中には、「誰と誰が名刺交換をしているのか」ということをクラウドでチェックできるタイプのものもある。

 「この会社に知り合いいる?」という質問をしなくても、アプリで他社との繋がりを確認できるのはデジタルでの名刺管理ならではだ。

【デジタル名刺管理・整理のメリット】③:名刺整理や検索が楽に行える

 デジタルで名刺管理をする3つ目のメリットは「整理と検索が楽に行える」ということ。

 アナログ管理では名刺を探すときに、五十音別/業界別などのカテゴライズから名刺を探すことになる。

 そのため、「Aさんの名刺を見たい」という特定の個人の名刺を探す場合、どうしてもアナログ管理では時間がかかってしまう。

 一方で、デジタル管理は検索窓に名前を入れれば候補の名刺がすぐに出てくるのだ。

 また、ラベルごとに整理できるなど、デジタルならではの名刺整理ができるのもポイント。アプリ操作などに慣れている人であれば、デジタルな名刺整理の方法は苦に感じないだろう。

【デジタル名刺管理・整理のメリット】④:アプリ上で交流できる

 デジタルで名刺管理をする4つ目のメリットは「アプリ上で交流できる」ということ。

 名刺アプリによっては、アプリ上でメッセージのやりとりを行うことが可能。

 ビジネスメールやSNSを使わなくても、名刺交換をした人と気軽に連絡を取り合うことができるのだ。

【デジタル名刺管理・整理のメリット】⑤:最新の名刺データをキャッチできる

 デジタルで名刺管理をする5つの目のメリットは「最新の名刺データをキャッチできる」ということ。

 名刺アプリでは、役職や部署の変更後に新たに刷り直した名刺をアプリにスキャンするだけで、名刺交換した人に「名刺が更新された(異動があった)」という旨を伝えることができるのだ。

 いち早く最新の名刺データをキャッチすることは、新たなビジネスチャンスのきっかけにもなり得る。アナログな名刺管理にはない、デジタル名刺管理ならではのメリットだ。

無料で使える! 注目の名刺管理・整理アプリ2つ

 デジタルで名刺管理するメリットについて紹介したところで、以下からは無料の名刺管理アプリを2つ紹介していきたい。

個人向けの名刺管理におすすめ! 名刺管理アプリ最大手「Eight」

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 無料で使える注目の名刺管理アプリの1つ目は「Eight」。

 自分の名刺をスキャンして簡単なプロフィールを入力するだけで、すぐに使い始めることができる。

 Eightの最大の魅力である「名刺データの正確性」。名刺スキャン後のデータ入力をEightスタッフが人力で行っているため、クラウド上で正確なプロフィールをチェックできるのだ。

 また、ビジネスSNSとしての側面もある名刺管理アプリ最大手のEight

 勉強会やビジネスイベントなどで名刺交換できなかった人も、EightユーザーであればWeb上で名刺交換リクエストを送れる。

 メッセージ機能も使えるため、名刺交換をした人と気軽に交流できるのも魅力的だ。

管理する名刺の枚数が多い人におすすめ! 同時10枚、データ化できる名刺アプリ「Wantedly People」

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 無料で使える注目の名刺管理アプリの2つ目は「Wantedly People」。

 ビジネスSNSで知られる「Wantedly」が提供する名刺管理アプリで、1回の撮影で最大10枚もの名刺を瞬時にデータ化してくれるのが最大の魅力。

 職業柄、一度に多くの人と名刺交換をするビジネスパーソンにとって、スキャンに手間取らないWantedly Peopleは使いやすいはずである。

 LINEやメールなどで名刺データを上司、同僚にすぐに共有できるのもポイント。

 著名なビジネスSNSの企業が提供するアプリということもあって、業界の著名人などが多く利用しているアプリでもある。


 ビジネスシーンの挨拶には欠かせない「名刺」。人と会う機会が増えれば増えるほど、管理も大変になっていく。

 しかし、持っている名刺はあなたの「人脈」であって、ビジネスシーンでの努力の証である。自分に合った名刺管理の方法であなたの人脈をフル活用し、ぜひビジネスチャンスを見つけてほしい。

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