1. 身の回りの整理が効率化に繋がる!ファイリングに役立つ便利な文具の紹介

身の回りの整理が効率化に繋がる!ファイリングに役立つ便利な文具の紹介

by Wolfgang Staudt
 職場での整理整頓は、効率的な業務に欠かせないものです。きちんとした整理ができていれば、いざその関係書類が必要となった時でも、さっと取り出すことができるのです。そして、そのような整理術は、仕事の効率を高めるだけではなく、上司や先輩たちからのあなたの評価も上がることにつながります。

 さらに、すぐに仕事に対応できるために、無駄な残業をすることなく、企業の人件費削減にも役立つことになるのです。今回は、ファイリングに役立つ便利な文具について紹介していきます。

シンプルなA4ファイルの活用

 どこのオフィスにでもあるA4のファイルですが、きちんと活用できているでしょうか。書類の大きさによって、ファイルの大きさを必ず変えなければならないという職場も稀にありますが、職場では大きさにこだわりはないことがほとんどです。

 そのため、管理または保存が必要な書類は、まずA4のファイルの大きさにしてしまうことです。それよりも大きな書類や小さな書類などは、縮小や拡大のコピーをして対応しましょう。大きさをそろえることで、後でスキャンする時やファイリングする時には、断然楽になります。

穴あけパンチの活用

 たくさんの書類や資料を、全て袋ファイルに入れ込んで保管している場合には、リスクが伴います。実際に、資料や書類が必要になった時には、とても見つけづらいですし、必要なものが他の書類に隠れて見つからなくなってしまうことがあります。

 こういったことを避けるためにも、書類自体に穴を開け、保管をする方法がお勧めです。会議や打ち合わせ時の資料などは、スライド式多穴パンチを使い、さっとファイリングしてしまいましょう。必要なくなった資料は、そのまま剥いで破棄することもできます。整理のコツは、常にいらないものと必要なものを分けて保管することなのです。

袋ファイルの活用

 上記では、袋ファイルのリスクについて説明しましたが、もちろん、この文具にも利点があります。袋ファイリングのよさは、さっと資料や書類を入れておけることです。打ち合わせの後や、会議の途中でも、袋ファイルにさっと仕舞うことができます。このことで、途中で資料や書類をなくしてしまったり、他の人の書類と混じってしまったりというリスクを回避することができます。

 また、まだ契約途中の関係書類や、打ち合わせ途中の資料なども一つの契約や打ち合わせごとに、袋ファイル一つを使うことで、ほかの書類や資料とのミックスを避けることも可能です。全てが完了したら、資料をファイリングしたり、スキャンしてパソコンに保存することもできます。

 以上が、ファイリングに役立つ便利な文具の紹介です。仕事の効率がよい人は整理整頓が出来ているものです。活用出来るものは活用し、身の回りの整理整頓を行って行きましょう。

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