1. 効率の良いオフィスワークを構築しよう!ファイリングの意味と必要なルール作り

効率の良いオフィスワークを構築しよう!ファイリングの意味と必要なルール作り

by D R E A M MERCHANT
 オフィスで仕事をしていると文書や書類がたくさん溢れています。ファックスから出てきた文書、会議で使うためのコピー機で書類作りによって重要、非重要にかかわらず文書や書類が多く出てきます。初めてオフィスで働く人にとってこの書類や文書をうまくファイリングしていくことの重要性を知るのは大切なことです。ここでは、ファイリングの意味と基本的な手順を紹介していきます。

1. ファイリングの重要性

 ファイリングというとガバットファイルなどに書類をくくりつけていくイメージがありますが、ただ紙をまとめて保存しておくのがファイリングではありません。もちろん狭義の意味でのファイリングの意味としては間違いがありませんが、より包括的な意味でのファイリングを考えて見ましょう。

 仕事上で扱うデータとして社員が綴じられているファイルを効率よく簡単にアクセスできるようにしておく必要があるのです。そのためには日付や案件ごとにまとめて誰もが見やすいように管理しておくことがファイリングです。

2. 紙類だけでない!電子ファイリング

 ファイリングはリアルなものだけではなく、電子上の整理も必要になってきます。パソコン上のデータも自分だけでなく他人が閲覧するときに、わかりやすく見つけやすい状態に整理されている必要があります。

 例えば、いくつもの案件のデータや画像、ドキュメントが無作為に散らばっている状態ではどのデータがどの案件のものがわからずデータを見つけることができません。きちんと案件ごとにフォルダを分け、日付やカテゴリを作って分類しておく必要があります。

3. ファイリングのルール作り

 ファイリングはデータや書類を整理して保管しておくことだけが求められるのではありません。不要なものは随時削除し処分しておくことが大切なのです。ただ闇雲に不必要な書類を蓄積させてしまっては、スペースや業務効率に影響を及ぼしてしまいます。

 不要なファイルを分別し、必要なデータだけをいかにまとめるて保存しておくかということも重要になってきます。案件が完了したのちのファイルの保存として、どういったデータを残し、どういったデータを削除していくかというルール作りも、大切になるでしょう。

まとめ

 オフィスで働くにあたってファイリングは非常に大切な作業となってきます。ファイリングとは主に紙類のファイリングと電子上のファイリングがあり、どちらのファイリングもとても重要な作業です。分類し整理し適切に保存、保管しておくことも大切ですが、定期的に不必要なものを削除して必要なファイルを選別していくことも、大切になってきます。効率のよいオフィスワークのためにもバランスのよいファイリング方法を構築していきましょう。

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