1. 仕事の効率化はまず身近なところから!書類を活用しやすくする"ファイリング"の方法

仕事の効率化はまず身近なところから!書類を活用しやすくする"ファイリング"の方法

by Martin Cathrae
 仕事をする上で「ファイリング」は便利です。これをうまくやっている人と、やっていない人では仕事の効率も全然違ってくるでしょう。ファイリングを上手に利用すれば、棚にラベルを付けた状態でファイルが綺麗に並ぶため、きちんと書類を管理することができます。

 しかし、書類もファイリングの仕方によって、見にくかったり、探しにくかったりするので、ある程度の基準を決めてやるべきです。今回は書類を活用しやすくするファイリングの方法について見ていきましょう。

重要な書類とそうでない書類に分ける

 まずは重要な書類とそうでもない書類があるので、その2つに分けてみましょう。重要な書類は、必ずファイリングして保存しておかなければなりません。そうでもない書類や、ある程度の期間おいておけば処分しても良いようなものに関しては、また別にファイルを作っておくのも良いでしょう。

 処分するどうか、期間によって分けておけば、捨てるかどうか検討する場合にもとても便利で効率的でしょう。

機密性の高い書類とそうでもない書類に分ける

 気密性の高い書類は、鍵のかかるような棚に置いておくことが多いと思います。その際、きちんとファイルに分けておかないと具合が悪いので、重要な書類を分けた後には気密性が高いか、そうでもないかで再度分けるようにすると便利かもしれません。

書類の分類方法やタイトルの付け方に違いをつける

 例えば、「アイウエオ順」にしておいた方が分かりやすい物に関しては、それらで分けておいた方が便利ですし、期間でファイリングした方が検索に便利な物であれば、期間で分けた方が分かりやすいでしょう。

 自分だけが見てわかるようにするのではなく、書類はシェアしてみることも多いので、他の人が見てもパッとわかるように分けておく必要があります。


 今回は書類を活用しやすくする、ファイリングの方法について見てきましたがいかがでしたでしょうか。これらのファイリング方法を会社や部署内でも、しっかりとルール化することによって、誰が見てもすぐに見つけられるような最適な収納方法やファイリング方法が決まると思います。あなたのオフィスでも、このような分類方法をきちんと決めて、書類の整理を行ってください。

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