メモが取れるなら必ず取ろう！電話の取り次ぎで名前を忘れるミスを防ぐ方法

　始めの頃は、職場で電話に出るにあたり、相手の名前を忘れてしまったことがあるという人は多いのではないでしょうか。始めの一回や二回は問題ないでしょうが、それが続くと自分の信用を落とすことに繋がります。今回は電話の取り次ぎで名前を忘れるミスを防ぐ方法について見ていきましょう。

　電話の近くにメモとペンを必ず置いておき、電話を取り次ぐ際には必ずメモを取る習慣をつけましょう。もし相手が早口で名前が聞き取れなかったり、聞こえなかったというような場合には、「恐れ入りますがもう一度お名前の方お伺いしてもよろしいでしょうか。」などと丁寧に聞き返すようにしてみましょう。

　珍しい名前などで、一度聞いても名前の漢字がわからない時には、何かに例えてみて、「お名前の漢字は、◯◯で（たとえば田んぼの田など）よろしいですか。」などと上手に質問し直すと相手も何回か聞き返されても嫌な思いをしなくて済むでしょう。

　まず新入社員等の方は、取引先の名前がかかれたような名簿をきちんと置いておきましょう。暇な時には読んで覚えておくと良いですね。最初ですと全く知らない相手から電話がかかってくるよりも、なんとなく見覚えがあるような名前の方が聞き取りやすいものです。先輩や上司に、何か名簿のようなものはありませんかと聞いてみると良いでしょう。

　万が一メモが近くにない場合、違う部署で電話をたまたま取ってしまった場合など頭で名前を憶えないといけない場合がまれにあるかと思います。そのような時には、学生時代の友達と一緒の名前だとか、先ほどの田んぼの田のように、何かのなになにと覚えておきますと、頭に記憶が定着しやすいでしょう。

　ただ、記憶力というのは限られているため、しばらくしてからでは忘れてしまう事もあります。できればペンは胸ポケットなどに常にさしておき、メモがなくても手にでも書いておくことが望ましいでしょう。

　今回は、電話の取り次ぎで名前を忘れるミスを防ぐ方法を見てみました。良く新入社員のかたは、お電話がありましたと言ってくれるのですが、誰からと聞いたら、ちょっとお名前を聞き忘れて、聞き取れなくて、というような人も見受けられます。

　しかし、それでは電話をかけなおすこともできず、信用がなくなってしまうことにもつながります。これからはできるだけメモやペンを持ち歩いて、きちんと電話の取次ぎができるように工夫してみましょう。