1. 進捗状況とは?「進捗状況を確認する際のメールの基本」を解説!

進捗状況とは?「進捗状況を確認する際のメールの基本」を解説!

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 ビジネスシーンにおいて、クライアントに対して「業務の進捗状況をメールで確認する」ということは数多くある。

 本記事では、「そもそも進捗状況とは?」といった基本的な疑問から、シーン別の「進捗状況を確認するメールの文例」について解説する。

そもそも「進捗状況」とは?

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 「進捗状況を確認するメールの送り方」について触れる前に、「進捗状況」という言葉の意味を改めて確認する。

進捗状況は「仕事の進み具合」を指す言葉

 進捗状況とは、仕事や作業の進み具合を指す言葉のこと。

 報連相が基本のビジネスシーンにおいて、「進捗報告」や「進捗確認」は欠かせないコミュニケーションの一つなのだ。

シーン別:進捗状況を確認するメールの文例

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 「進捗状況を確認するメール」を送ろうと思っても、今までに送った経験のない人はどんなメール文面にすればいいのか戸惑ってしまうもの。

 まずは進捗状況を確認するシーン別に、「進捗状況を確認するメールの文例」を見ていきたい。

現状の進捗状況を確認したい際に送るメールの文例

 メールで外部関係者の進捗状況を確認する際は、以下の文例を参考にメールを送ってみよう。

【文例】現在の進捗状況を確認するメールの書き方

  • (件名)
    【自社の会社名】作業の進み具合はいかがでしょうか。

    (本文)
    〇〇会社 △△部 
    【宛先の氏名】様

    いつもお世話になっております。
    □□会社の【自分の氏名】です。

    ○月○日が納期の【タスク名】の進み具合はいかがでしょうか?
    現状の進捗状況をご教示いただけましたら幸いです。

    もし作業にあたり、何かご不明な点などございましたら、
    いつでもお気軽にご連絡いただけたらと存じます。

    何卒宜しくお願い申し上げます。

進捗状況を直接確認したい際に送るメールの文例

 進捗状況をクライアントの担当者などに直接会って確認したい場合は、以下の文例を参考にメールを送ってみよう。

【文例】進捗状況を直接確認したい際のメールの書き方

  • (件名)
    【タスク名】について

    (本文)
    〇〇会社 △△部 
    【宛先の氏名】様

    いつもお世話になっております。
    □□会社の【自分の氏名】です。

    先日お話をいただいた【タスク名】の件ですが、その後いかがでしょうか。

    私にとって大変興味深いお話であり、是非○○に携わらせていただければと楽しみにお待ちしております。

    お忙しいところ大変恐縮ではございますが、もう一度お会いして、その後の状況などお伺いさせていただきたいと思っております。

    つきましてはご都合のよろしいお日にち、お時間等お教え頂ければ幸いです。 よろしくお願いいたします。
 確認メールでは、何を知りたいのかを明確にし、確認したい内容を具体的に記載するよう心がけよう。

進捗状況について返信が来ない際に送るメールの文例

 相手に進捗状況の確認のメールを送ったにもかかわらず、返信が来ない場合もある。

 そんなときは、相手を必要以上に急かさないことを心がけながら催促メールを送ろう。

【文例】進捗状況について送る催促メールの書き方

  • (件名)
    【タスク名】の進捗状況について

    (本文)
    〇〇会社 △△部 
    【宛先の氏名】様

    いつもお世話になっております。
    □□会社の【自分の氏名】です。

    【タスク名】の進捗状況を確認したい諭旨のメールを、4月20日(木)にメールで送らせていただきましたが、届いておりますでしょうか? 

    ご確認いただければ幸いです。もし、届いてないようでしたら再送いたします。

    何卒宜しくお願い申し上げます。

 進捗状況の確認について催促のメールを送る際は、高圧的な文章にならないように気をつけるべきだ。

 「至急お送りください」と要望だけを伝えるようなメールは一方的であり、相手の気分を害する恐れがある。

 進捗状況についてメールで確認を行なう際は、文章表現に気をつけ、互いが円滑にコミュニケーションを取れるメールになるよう心がけよう。

 ビジネスをする上で「進捗状況の確認メール」は避けては通れないコミュニケーションである。

 進捗確認する際の状況に合わせて適切なメールを送ることができるよう、本記事を参考に改めて確認していただきたい。

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 進捗状況や締め切りの確認などに追われて、勤務時間外でも仕事から離れられない人も多いのではないだろうか。

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