1. あなたのそのマニュアルはちゃんと役に立っていますか?業務に役立つマニュアル作成のコツ

あなたのそのマニュアルはちゃんと役に立っていますか?業務に役立つマニュアル作成のコツ

by Wolfgang Staudt
 業務を行なう上でも誰かに指導をするにも重要なものの一つに、マニュアルが挙げられます。しかし、分かりやすいマニュアルを作ることは簡単なことではありませんよね。ここでは、業務に役立つマニュアル作成のコツについて述べていきます。

仕事の流れがわかりやすい

 まずは作業の流れが一目でわかるように作ることがひとつのコツとなります。ページをまたがってあちらこちらへと探さなければ一連の作業の流れがわからないようでは不便です。もちろん、その作業も途中で条件による枝分かれがあることだと思いますが、その際になるべくページを探さずにすむような構成にすることが大事です。フローチャート式にして枝分かれする作業も把握しやすいようにしておくこともポイントです。

注意すべきポイントがわかる

 マニュアルに必要なことは、単に業務の流れや作業手順だけではありません。その際に注意すべきことも添える必要があります。ミスを起こしやすいところや忘れやすいポイントなどを明記しておくことが、役に立つマニュアル作成のコツです。誰が作業しても同じような結果を出せるようにするのがマニュアルの役割ですから、そのような配慮が必要になってきます。

改変は簡単にできるか

 マニュアルは不変のものではありません。作業内容は常に見直され、改善されるべきことであるため、それをマニュアルにも反映させる必要があります。そこで定期的にマニュアルの更改作業が必要となってきます。

 わずか数ページの変更のために、全て作り直すというのは経済的でも効率的でもありません。必要ページのみ差し替えるだけで済ませることができるように、最初から設計しておく必要があります。それもまた、使いやすいマニュアル作成のコツです。綴じ製本するよりもバインダー式になると思いますが、簡単にページの差し替えができるようにしておくと良いですよ。

持ち運びが楽か

 マニュアルを常に業務に役立てるためには、あまりに分厚くて重いものは不向きです。極力持ちやすい形にする必要があります。場合によっては数冊に分けて、必要なナンバーをすぐに探せるようにする工夫も必要になってきます。時と場合に応じて、それに合ったマニュアル作成をしましょう。


 マニュアルを作成する際は、上記のことに気をつけて効果的なマニュアルを作りましょう。

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