1. マイナスの報告が最も重要!プロジェクトを成功に導く「進捗状況」の要点を押さえた報告の仕方

マイナスの報告が最も重要!プロジェクトを成功に導く「進捗状況」の要点を押さえた報告の仕方

by Chris Hunkeler
 大規模なプロジェクトを成功させるには、進捗状況の報告が適切に行われなければならないでしょう。プロジェクトというものは大きくなればなるほど管理が難しく、全体を把握するのに労力が必要になります。進捗状況の報告が適切に行われることでプロジェクトの管理が楽になり、ずさんな管理によるトラブルの発生を防止することができるのです。

 進捗状況を報告する時は、要点を押さえて必要な情報を求められるだけ報告することが重要になります。今回は、要点をおさえて共有するための進捗状況の報告の仕方について解説します。

目標への達成度を報告する

 プロジェクトを管理する時は、それぞれの能力に応じて達成目標が設定されます。目標に対する達成度合いを報告することで、全体的な進捗状況を端的に報告することが可能になり、無駄な情報を省いた簡潔な報告が実現します。

 プロジェクトの統括者が求めれているのは、個々の細かい部分の情報ではなく、総合的な結果としての進捗状況です。どの作業がどの程度進んでいるのか、という細かい情報を伝えるのではなく、自分の責任範囲の部分の達成度合いを報告したほうが、余計な情報を交えず必要な分の進捗状況だけを報告することができるでしょう。

 事前の達成目標さえ明確にしておけば、後は達成度合いを報告するだけで完結に進捗状況を報告することができます。細かい部分の管理については責任を分担しておけば、プロジェクト管理の労力も軽減できるのです。

必要な情報を揃えておく

 目標に対する達成度合いを報告することが、要点をおさえた進捗状況の報告になりますが、必要な情報は揃えておく必要があります。進捗状況について詳しい説明を求められた時に必要な情報を手元に揃えておkなくては、詳しい進捗状況を報告することができずに業務に支障をきたしてしまうでしょう。

 すべての情報を伝える必要はありませんが、すべての情報を把握しておく必要はあります。必要な情報のみを厳選して報告するのが、進捗状況の理想的な報告の仕方であり、必要な情報以外は揃えておかなくても良いというわけではありません。どんなことを聞かれても答えられるように準備しておくのが、進捗状況を報告する時の基本姿勢となります。

マイナスの報告が最も重要

 進捗状況の報告では、作業の遅れやトラブルなどマイナスの報告こそが、最も重要な情報になります。極端に言えば、プロジェクトの肯定がうまくいっている場合には進捗状況の報告など必要ありません。進捗状況を報告する目的は、トラブルや遅れに素早く対応するためであり、問題が大きくならないうちに解決するためです。

 マイナスの報告をするのは気が重いものですが、マイナスの報告をためらっていると余計に被害が大きくなってしまいます。問題が発生したら速やかに進捗状況を報告し、全体のスケジュールのどの程度、影響を及ぼすのかを確かめましょう。


 自分の感情を交えずに、現状をありのままに報告するのが要点を共有する進捗状況の報告の仕方になります。もし報告される進捗状況が不正確なものであった場合、プロジェクト管理にゆがみが発生してしまい、全体の計画に大きな影響を与えてしまうでしょう。確認された客観的事実のみを報告することが、全体のプロジェクト管理を成功へと導くのです。

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