1. 【ビジネス文書のマナー】意外と知らない人も多い!「休職届」の一般的な書き方

【ビジネス文書のマナー】意外と知らない人も多い!「休職届」の一般的な書き方

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by US Embassy New Zealand

 病気や怪我、家事事情などによって、長期にわたり会社を休むときには、「休職届」を提出しなければなりません。会社によっては専用の用紙が用意されていることもありますから、その用紙を担当部署からもらって、書き漏れのないよう注意して記入していけばいいわけです。

 しかし、専用の用紙のない会社も少なくありません。その場合はどういう書き方をしたらいいのか。注意点を含めて、書き方の例を紹介します。

休職届の内容と書き方

 休職届に記入する事項は次の通りです。

  • 1. 「休職届」という表題
  • 2. 提出先の部署名、個人名
  • 3. 提出日
  • 4. 休職者の部署名、個人名
  • 5. 休職する期間
  • 6. 休職する理由
  • 7. 添付書類
  • 8. 備考(休職中の連絡先など)

 この各項目を一枚の紙に記入します。横書きが一般的です。書き方は、まず、一番上の行に右詰で、提出する年月日を記入。

 次の行に左詰で提出先の部署名と個人名、次に右詰で休職者の部署名と個人名、さらに次の行の中央に「休職届」とします。次の行が本文になります。文例はつぎの通り。

  • 例1.「このたび、私は下記のとおり休職させていただきますので、ここにお届けいたします」
  • 例2.「このたび、私は下記の事由により、平成○○年(20××年)△月△日より平成○○年△△日まで休職させていただきますこと、ここにお届けいたします」

 その下に、休職期間、理由、添付書類がある場合は「診断書一通」などと表記、さらに休職中の連絡先を記入します。「例2」の場合は本文ですでに期間を示していますので、繰り返す必要はありません。

作成の際の注意点

 注意点をいくつか説明します。まず、提出先ですが、これは会社によって様々です。直属の上司にする場合もあれば、セクションの上長、つまり部長宛にするケースもあります。また、部署の上長宛や、総務部長宛にするところも少なくありません。ですから、書類を作成する前に、上司や総務担当者に確認するといいでしょう。

 次に、休職の理由について。親の介護や育児の場合はその旨、記述。病気や怪我で入院・加療するときは、その病気や怪我の名前も記載しましょう。研修や留学など、自己啓発のケースは、ただ「自己啓発」とだけするのではなく、できるだけ具体的な理由を説明をするべきです。

 添付書類は必ず必要というわけではもちろんありません。病気や怪我の場合は医師の診断書が必須になりますが、それ以外の事由の場合は添付すべき書類が存在しないことが多いでしょう。

 備考に記す連絡先ですが、入院する場合は携帯電話の使用ができないケースも多いので、入院する病院名を電話番号を記載するといいでしょう。なお、すでに入院している場合は、会社へ行くことができないので、上司に連絡して、「休業届はどうしましょうか?」と聞く必要があります。

 他の社内文書と比べ、休業届は使用頻度がかなり低いもの。ですから、直属の上司も「知らない」ということもありえます。その場合は、総務などに問い合わせてください。たとえば上司が「専用の用紙なんてないと思うよ」と言っても、実は担当部署に用意されているというケースもあるのです。

次のキャリアを考える!休職する前に知っておきたいこと

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 長期間の休職は、転職する際に不利になる恐れがあるのは知っているだろうか?

 もちろん、休職歴を隠しながら転職活動をすることもできるが、内定後に提出する源泉徴収票で自分から申し出た年収額と差分があると「収入がない期間があった」ということが分かってしまうのだ。

 休職するには、それなりのリスクが伴うということを知っておいてほしい。

休職ではなく「転職」も考えてみる

 もしも、休職後に職場復帰できる気がしないようであれば「転職」を考えてみよう。

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 「入社して数ヶ月〜3年の若手だけど、転職しても大丈夫?」などと不安に思っている若手ビジネスパーソンもいるのではないだろうか。

 実は、しっかりした社会人スキルを身に着けた20代・第二新卒の需要は転職市場の中でも高く、転職に適した時期なのだ。

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