1. 「何言ってるか分かんねえ…」英語があまり得意でない人でも英語の打ち合わせを乗り切る方法

「何言ってるか分かんねえ…」英語があまり得意でない人でも英語の打ち合わせを乗り切る方法

by jurvetson
 米国のGlobal English社が発表したビジネス英語指数(BEI)を知っていますか。このBEIは非ネイティブスピーカーのビジネス英語能力を国別に評価したもので、2013年版のBEIによると、日本は78か国中50位と、先進国中でも最もBEI値が低かったそうです。

 こういう数字でも表れているように、日本人って、英会話が苦手だと思っている方は多いです。しかし、仕事上、どうしても打ち合せなどで英語を話さないといけない時もあります。そういう時、どうやって英語の打ち合わせを乗り切るのか、見ていきましょう。

1.事前準備

 何よりも欠かせなのが、打ち合わせ前の準備です。社内での英語での打ち合わせについては、急な場合もあるので、この事前準備ができない場合もありますが、相手もあなたが英語を苦手な事は理解しているでしょうし、英語のトレーニングのつもりで臨んでください。ですが、取引先との打ち合わせや新規商談での打ち合わせでは、決して会社の信用を失うようなことにならないようにすることが大切です。こういう取引先との打ち合わせでは、あなたから、もしくは相手からのアポイントメントがあるはずです。

 まずは、このようなアポイントメントの際に、メールなどの文章で打ち合わせ内容を把握してください。自分から発信する場合は、打ち合わせたい事を箇条書きにし、明確に相手に伝えてください。打ち合わせ内容が明確になったら、社内での擦り合わせをし、打ち合わせのための資料を準備します。製品仕様であれば、カタログに載せるような仕様データの表を用意したり、価格や納期であれば、概算価格や納期をどういう条件で実施可能かを記載したものを準備します。

 この資料は、取引先に対するあなたの会社の明確な意思表示にもなりますし、あなた自身のカンニングペーパー代わりにもなります。打ち合わせの際に、口頭で、「1,000個一括で発注したら、納期はどれくらい?」という質問があったときに、あなたが英語で「500個なら1ヶ月で、1000個の場合、2ヶ月です。」と回答しないといけないと困りますよね。

 しかし、準備資料で「注文は、最低100個単位。納期は、注文後1ヶ月。ただし、500個まで。分納可能。」などを記載しておけば、相手もそれを見た上で質問するので、「1000個だと2ヶ月になりますか?」といったYESかNOで答えられるような具体的な質問になります。

2.打ち合わせ本番

 さて、打ち合わせ本番です。上述したように、事前準備で資料を用意した上で、打ち合わせ本番に臨んでください。そうすれば、たいていは想定している質問がなされ、YESかNOで答えられるものと思います。それでも、YESかNOで答えられないような質問があって、あなたがよく理解できない質問もあるかもしれません。全く聞き取れなかったときは、“Could you please speak a little more slowly?(もう少しゆっくりとしゃべっていただけますか?)”と聞き直してください。

 この“Could you please ~?”という表現は、「~していただけますか?」という意味で、ビジネス英会話ではよく使用されます。もう一度ゆっくりしゃべってもらい、ある程度単語が聞き取れ、内容が予想できたときには、”Let me confirm your question. Would you know ~?“と言ってください。この意味は、「あなたの質問を確かめさせてください。あなたは~を知りたいのですか?」です。そうすると、相手はYESかNOで答えてくれます。NOで答えられたら、もう一度確認してください。

 また、質問ではなく、何か意見された際、何となくこういうことを言ってたかな、っていう時は、次のように相手の意見を確認してください。”Let me confirm your opinion. Do you mean ~?(あなたの意見を確認させてください。あなたの意見は、~ということですか?)“

 要するに、打ち合わせ本番では、相手の質問や意見をあなた自身から「~ということですか?」と聞き直し、お互いがYESかNOかで答えられるような会話に置き換えて、意思の疎通を取るようにします。そして、打ち合わせの最後には、「今日決まったことはこういうことだよね?」と打ち合わせで決まった内容や宿題となった内容を必ず確認してください。

3.打ち合わせ後にやっておくこと

 打ち合わせの最後に、打ち合わせで決まった内容や宿題となった内容を確認して終わりではありません。この内容を相手方にメールで連絡しましょう。特に、「こういう検討をしてほしい」などのあなたの会社の宿題となった内容などは、「社内で調整し、何日後に回答します。」と付け加えておくことで、英語は苦手そうだったけど、仕事はきちんとしているな、と相手方の印象も変わってくるでしょう。


 何度か打ち合わせを経験していくうちに、少しずつ英会話も上達しますし、事前準備や事後処理のコツも掴めてくると思います。頑張って、乗り越えていきましょう。

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