1. お願いする時のコツはこれ!「お願い」のビジネス文書・依頼文を書くときのポイント

お願いする時のコツはこれ!「お願い」のビジネス文書・依頼文を書くときのポイント

お願いする時のコツはこれ!「お願い」のビジネス文書・依頼文を書くときのポイント 1番目の画像

 取引先や社外関係者に「お願い」を目的としたビジネス文書を送ることがある。

 作成する機会が少ないお願いを目的とした文書は、表現に気を遣うもの。それ故に、「お願い」を目的とした文書の書き方がわからない人も多い。

 本記事では「お願い」を目的としたビジネス文書を作成するときのポイントと、依頼文書の例文を紹介したい。

「お願い」のビジネス文書を書くときのポイント

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 「お願い」を目的としたビジネス文書でも、前文・主文・末文は、通常のビジネス文書のスタイルを遵守して作成するのが基本だ。

 とくに「お願い」を目的とする場合は、できるだけへりくだった態度を書面で表現しなければならない。

 「お願い」を目的とした文面に「身勝手さ」や「傲慢さ」を滲ませると、相手は不快に感じ、そのお願いを受け入れてもられなくなってしまう恐れがあるのだ。

「お願い」のビジネス文書を書くポイントは、“簡潔”かつ“丁寧”な説明!

 「身勝手」「傲慢」などと思わせないためのポイントは、「お願い」するに至った事情や理由を簡潔かつ丁寧に説明すること

 「簡潔」と「丁寧」は、一見矛盾するように感じられるかもしれない。

 しかし、要点をきちんと押さえ、必要な内容をしっかり盛り込むことでその両立は十分に可能になるのだ。 

「お願い」のビジネス文書を書く際には“過剰な謙遜”はNG

 また、へりくだった態度を表現するといっても、それが過剰になっても相手は不快に感じてしまうので注意しよう。

 とくに気をつけなければいけないのが「末文」だ。

 末文で「お願い」を何度も繰り返したり、過剰な謙遜をしたりすることはくどい印象を与えるため、あまり好ましくない。

 通常のビジネス文書の常識的な表現の範囲内で、すっきりまとめるように心がけてほしい。

「お願い」のビジネス文書を書くときのポイント

  • 「身勝手なお願い」と思わせないために、「お願い」するに至った事情や理由を簡潔・丁寧に説明する
  • 末文で「お願い」を何度も繰り返したり、過剰な謙遜をしたりしない

「お願い」のビジネス文書作成するときに役立つ例文

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 ビジネス文書でお願いの内容を贈るときの、文書作成例を1つ紹介しよう。

 ここでは「諸物価高騰のために、取引している商品の価格を上げざるを得なくなった」というケースで、例示したい。

【例文】ビジネス文書で「商品価格の改定」をお願いする場合

  • 拝啓
    時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
    また、平素より弊社に格別のご高配を賜りまして、誠にありがとうございます。

    今回は表題の件について、お願いがあってご連絡いたしました。

    昨今、原油の高騰をはじめとして諸物価が急騰しております。
    弊社の製品につきましても、原材料その他の価格が上がってきております。

    弊社といたしましても、これまで諸経費削減など企業努力を重ねてまいりました。
    しかし、それにも限界があり、これ以上の物価高騰には対抗しきれない状況に至りました。

    つきましては、A商品の価格を下記の通り改定させていただきたく存じます。

    誠に勝手な改定ではございますが、諸事情をご勘案の上、何卒ご了承下さいますようお願い申し上げます。

    書面にて失礼ながら、まずはご報告ならびにお願いまで。
                                 敬具

【例文】ビジネス文書で「見積書の作成」をお願いする

  • 拝啓
    時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
    また、平素より弊社に格別のご高配を賜りまして、誠にありがとうございます。

    さて弊社では、勤怠管理の徹底と効率化への対策を強化をしたいと思っています。

    貴社の製品のパンフレットを拝見し、○○ソフトの導入を検討しています。

    つきましては、社内で予算などの相談をしたいので、○○ソフトに関する見積書をご送付していただけますでしょうか。

    お忙しいところ申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
                                 敬具

【例文】ビジネス文書で「納期延伸」をお願いする

  • 拝啓
    時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
    また、平素より弊社に格別のご高配を賜りまして、誠にありがとうございます。

    このたびは弊社の○○の品をご注文いただきまして、誠にありがとうございます。
    しかしながら、弊社の工場にトラブルが発生し、生産が追いついていない状況となっております。

    つきましては、9月初頭の予定でした納期を来る9月末日まで延伸いただきたく、お願い申し上げる次第です。

    こちらの不手際でご迷惑をおかけしますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

    取り急ぎ、お詫びとお詫びとご連絡まで。
                                 敬具


 「お願い」を目的としたビジネス文書の書き方や注意点について紹介してきた。

 最後に注意しておくが、「お願い」を目的としたビジネス文書で、事情説明をする際は決して「言い訳」のような印象を与えないように心がけてほしい。

 メール文面を作成するときには「事実説明に徹する」という意識を持とう。

 本記事を参考に、相手が快くお願いを聞き入れてくれるような「お願い」を目的としたビジネス文書を作成できるようになってもらえると幸いだ。


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