1. 意外なところに落とし穴!!ビジネス文書をメールで添付するときに気をつけたいポイント

意外なところに落とし穴!!ビジネス文書をメールで添付するときに気をつけたいポイント

by bortescristian
 ビジネスパーソンにとっては、今やメールは欠かせないビジネスツールとなっています。メールに添付をするだけで、手軽に相手にビジネス文書が送付できるというメリットがありますが、一方で簡単に送れるがゆえに失敗してしまうこともあります。ここでは、ビジネス文書をメールで添付する時に気をつけるべきポイントについて述べていきます。

タイトルがわかるようなタイトルをつける

 メールを受け取った相手も限られた時間で仕事をしています。メールのタイトルに添付するビジネス文書のタイトルを付けておいたりと、相手がタイトルを見ただけで要件が何であるかがわかるようにしておきましょう。そうすることで、相手も内容が急ぎなのか後で確認すればいいのかがすぐにわかるため、便利です。

機密文書にはパスワードを設定する

 会社によっては、添付ファイルに自動的にパスワードが設定される場合もありますが、そうでないときは必ずパスワードを設定したうえで、ビジネス文書を添付するようにしましょう。また、設定したパスワードはあとで送るようにして、ビジネス文書を添付したメール本文に書かないようにしてくださいね。

圧縮して送る

 送り手はメールに送りたいビジネス文書をどんどん添付していけば良いですが、受け手には一つひとつ文書を開けなければいけないという手間が生じます。また、データが大きいものを相手に送ってしまうと、会社の規定で受け取れなかったりメールボックスの容量をオーバーして他の人からのメールが受け取れなくなる場合もあります。

 添付しないといけないビジネス文書が多かったり、添付する文書のデータが大きい場合は、あらかじめ圧縮ファイルを使って送るようにしましょう。

必ず確認する

 メール本文には「添付します」といった一文があるにもかかわらず、添付をし忘れてしまうという失敗が良く見られます。また、本来送るべき文書ではない違う内容のものを送ってしまうというケースもあります。

 いずれも、メールを送信する前にチェックをすれば防げるものなので、添付を忘れたり違う文書を送ってしまったりしないようにメールを送信する前に必ず確認しましょう。

相手が使っているソフトのバージョンに配慮する

 自分が使っているソフトのバージョンが高く、相手がバージョンアップしてない場合は、添付しても開けられないという状況が起こります。初めて送るときは、相手が使っているソフトのバージョンまでわからないこともありますが、バージョンを事前に確認しておいたり、どのバージョンでも開けられるように配慮しましょう。

 開けられないので再送しないといけないというお互いの無駄を省くことが出来、仕事の効率化にもつながります。


 ビジネス文書をメールで添付する際は、上記のことを念頭に置いて送り手も受け手も快適に仕事が出来るようにしましょう。

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