1. 【社内外・例文】「部署異動」の挨拶メール文例と注意点

【社内外・例文】「部署異動」の挨拶メール文例と注意点

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 部署異動の際、社内外の関係者に異動の報告と挨拶をしなければならない。

 社内であれば事前に辞令を知っており、挨拶メールが遅れたとしても大きな問題になる可能性は低いが、社外関係者には部署異動の報告と挨拶を速やかにする必要がある。

 そこで今回は、社内外宛に部署異動の挨拶をメールでする際の文例と注意点を説明していきたい。

社外関係者に部署異動の挨拶メールを出すときの注意点

 まずは部署異動の報告をする際の注意点から見ていこう。

部署異動の挨拶メールを出すときの注意点①:部署異動は先方の仕事に影響を与えるものであると認識する

 部署異動ともなれば、それまでの取引先や得意先、社外関係者と直接仕事をすることはなくなり、後任者が担当を引き継ぐはずだ。

 担当者が代わるというのは、先方にとって自分の仕事と密接に関わってくる。つまり、部署異動の連絡をすることは、とても重要な仕事なのだ。

 部署異動する旨を社内外に伝える際には、その認識をしっかり持っていてほしい。

部署異動の挨拶メールを出すときの注意点②:親しい人にも丁寧な文面を心がける

 先方にとって重要な“部署異動の連絡”。異動の辞令が出たら少しでも早く報告し、挨拶しておきたいところである。

 迅速に連絡できるという点で便利なメールだが、失礼な言葉遣いをしてしまうと文面に残ってしまうというデメリットがある。

 そのため、仕事に関わる大きな事柄である部署異動の連絡は、メールの文面も礼儀正しいものにする必要がある。

 親しい関係であっても、部署異動の連絡では改まった言葉遣いでメール文面を作成しよう。

部署異動の挨拶メールを出すときの注意点③:異動後の部署名/連絡先を明記する

 また、異動後の新しい部署名と新しい連絡先(電話番号やメールアドレスなど)を明記することを忘れてはならない。

 異動の挨拶文の最後には、忘れずに新しい連絡先を記しておこう。

社外に送る「部署異動の際の報告・挨拶メール」の文例

 先に紹介した注意点を踏まえた、部署異動の挨拶メールが以下の通りだ。

【例文・社外向】部署異動の挨拶メール

  • 件名:部署異動のご挨拶(もしくは、部署異動に伴う業務引き継ぎのご案内)

    平素より格段のご愛顧(お引き立て、ごひいき)を賜り、誠にありがたく、厚く御礼申し上げます。

    さて、私事ではございますが、○月×日をもちまして、A部からB部へ部署異動いたしました。
    報告が遅くなりまして、誠に申し訳ございません。

    新しい連絡先は下記のとおりでございます。
    ----------------------
    〇〇株式会社
    企画部 山田太郎
    TEL:123-456-789
    FAX:123-456-789
    E-mail:yamada@xyz.co.jp
    ----------------------

    なお、4月からは△△(フルネーム)が後任となります。
    あらためて本人よりご挨拶に伺いますので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

    ○○様にはこれまでひとかたならぬご厚情をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。

    部署は変わりましたが、同じ会社に在職しておりますので、今後も何かとお世話になることもあろうかと存じます。

    相変わらぬお引き立てのほど、重ねてお願いいたします。
    メールにて失礼ながら、取り急ぎご挨拶(ご報告並びにご挨拶)申し上げます。

    〇〇株式会社
    山田太郎

社内関係者宛の挨拶メール

 社内の関係者への挨拶は、下記のようにごく簡潔なメールにしておこう。

【例文・社内向】部署異動の挨拶メール

  • お疲れ様です。
    ○○部(新しい部署名)の△△です。

    ご挨拶が遅れましたが、○月×日を持ちましてこちらの部署に異動になりました。
    新しい直通、内線番号は以下の通りです。
    --------------------
    山田太郎
    内線:0000
    --------------------

    これからも何卒宜しくお願いします。

 よほど親しい関係でなければ、余計なことを書く必要はない。

 上記のように異動した旨を述べた文面で十分だ。


 「社外に対しては改まった文章で。社内宛は簡潔に」というのが異動メールのポイントだ。

 また、お世話になった社外関係者に対してはメールだけでなく、後日あらためて電話を入れたほうが先方の印象も良くなる。

 丁寧な引き継ぎをすることで、後任者も仕事をしやすくなるはずだ。ぜひ、本記事で紹介した退職の挨拶マナーを参考に、先方にとって気持ちのいい挨拶メールをしてほしい。

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