1. 「部署異動」した際の挨拶メールの文例と注意点:社外の人からの評価を下げない最低限のマナー!

「部署異動」した際の挨拶メールの文例と注意点:社外の人からの評価を下げない最低限のマナー!

by Sam Figueroa
 部署が異動した際には、その報告と挨拶を関係者にする必要があります。社内の関係者は、社内の情報のため既に知っていることが多いでしょうから、挨拶メールが遅れたとしても、大きな問題になることはまずないでしょう。

 しかし、社外関係者はそうはいきません。部署異動をしたら速やかに、報告と挨拶をする必要があります。直接会って挨拶するのが理想ですが、実際にはなかなかそうもいかないでしょう。ここでは、部署異動の挨拶をメールでする際の文例と注意点を、社外宛を中心に説明していきます。

部署異動は、先方にとって直接影響を受ける大きな出来事

 先に、注意点から説明します。部署異動すれば、多くの場合、それまでの取引先やお得先、社外関係者と直接仕事をすることはなくなり、後任者がその担当になるわけです。担当者が代わるというのは、先方にとって、自分の仕事と密接に関わってくる重要情報です。まず、その認識をしっかり持たなければなりません。

 ですから、異動になったら少しでも早く報告し、挨拶するべきです。その点、メールは有効な方法と言っていいでしょう。

 大きな出来事なのですから、メールの文面もきちんとしたビジネスレターにするべきです。親しい関係でも、改まった印象の文面にするのがふさわしいシーンです。なお、異動後の新しい部署名と新しい連絡先(電話番号やメールアドレスなど)を明記することを忘れてはいけません。挨拶文の最後に「記」として、その下に連絡先を記述するとわかりやすいでしょう。

部署異動の際の報告・挨拶メールの文例

件名

部署異動のご挨拶(ご報告並びにご挨拶)

文例

平素より格段のご愛顧(お引き立て、ごひいき)を賜り、誠にありがたく、厚く御礼申し上げます。

さて、私事ではございますが、○月×日をもちまして、A部からB部へ部署異動致しました。報告が遅くなりまして、誠に申し訳ございません。

新しい連絡先は下記のとおりでございます。なお、後任は△△(フルネーム)と申します。あらためまして本人よりご挨拶に伺います。よろしくお願いいたします。

○○様にはこれまでひとかたならぬご厚情をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。部署は変わりましたが、同じ会社に在職しておりますので、今後も何かとお世話になることもあろうかと存じます。

相変わらぬお引き立てのほど、重ねてお願い申し上げます。メールにて失礼ながら、取り急ぎご挨拶(ご報告並びにご挨拶)まで。

社内関係者宛の挨拶メール

 社内の関係者への挨拶は、ごく簡潔なメールにしましょう。

「お疲れ様です。○○部(新しい部署名)の△△です。ご挨拶が遅れましたが、○月×日を持ちまして、こちらの部署に異動になりました。新しい直通、内線番号は以下の通りです。これからも宜しくお願いします。」

 よほど親しい関係でなければ、余計なことを書く必要はありません。これで十分でしょう。


 「社外に対しては改まった文章で。社内宛は簡潔に」、これがポイントです。また、特にお世話になった社外関係者に対しては、メールだけでなく、後日あらためて電話を入れたほうが、先方の印象は良くなるでしょう。

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