1. 段取りが下手なビジネスマンへ!時間がない中でも最大限の"パフォーマンス"を発揮する仕事術

段取りが下手なビジネスマンへ!時間がない中でも最大限の"パフォーマンス"を発揮する仕事術

by Kennisland
 忙しいビジネスマンにとって、限られた時間の中で多くの業務をこなさなければならない場面は日常茶飯事と言えるでしょう。しかし、「時間がない」という条件下でも可能な限り、最良の結果を残したいと思うはずです。そのために必要な、ちょっとした工夫を幾つか考えてみましょう。

やらなければならない仕事をリストアップして分類

 時間がなく、慌ただしい時こそ頭の中を無駄に混乱させるのは避けましょう。まず最初に、自分がどれだけの仕事を抱えているのかを正しく把握する必要があります。そこで一旦、自分がやらなければならない仕事を紙の上にリストアップしてみてください。これをする時点で、どれだけの作業をしなければならないかが視覚的に目に飛び込んでくるため、脳内整理の役に立ちます。

 次にリストアップした仕事を「すぐ出来る仕事」と「時間がかかる仕事」に分類します。それとは別に「優先度が高い仕事」と「後回しにできる仕事」にも分類しましょう。このように性質ごとに仕事を分類することによって、限られた時間の中で、どの仕事を優先的に遂行しなければならないかが自ずと見えてくるはずです。

行動計画を立てて処理する順番を上手く決める

 思い出した仕事からこなす、目に入った仕事からこなす、といった行き当たりばったりな仕事の進め方をしていると、今やらなくても後で出来る仕事に貴重な時間を割いてしまったり、直ちに遂行しなければならない業務に手がつけられなくなったりしてしまうといった事態が起きてしまいがちです。

 せっかく、こなすべき仕事を分類できたのですから、次は行動計画表を作ることが大切です。残された時間の中で、どういう順序で、どの仕事をこなすのが最良なのかということを考えて計画を練ってください。計画を立てることによって、どれだけのパフォーマンスが物理的に可能なのかを把握することが出来ます。「全ての仕事をこなすんだ!」という理想論を掲げたところで、物理的に不可能である場合もあるので、計画を立てることは重要です。

 すぐに出来る仕事ばかりを優先してしまうと、時間がかかる仕事ばかりが後に残ってしまい、終盤はかなり苦しくなります。なるべく先に重要度が高く、かつ時間がかかる仕事を持ってくるのがポイントです。

グループワークの場合は最適な役割分担をする

 個人での仕事ではなく、グループワークの場合は、仕事の割り振り方というものがパフォーマンスを大きく左右するポイントになります。リストアップした仕事の一覧を見ながら、上手く適材適所の役割分担をしましょう。日頃からメンバーの仕事上の得意、不得意を知っておくと、こういうときに便利です。

 いつ、慌ただしい状況に陥ってもいいように、普段から十分に備えておくことが大切になります。また、時間が限られているので、マンパワーの増強によって仕事率を上げるという手も考えられるでしょう。協力可能な人員の確保に、努める作業も大事かもしれません。普段から互いに協力姿勢が整っている団結力がある職場は窮地に強いのです。


 時間がない中で、より良い結果を目指すためには、冷静な判断力と日頃からの備えというものが大切です。最良のパフォーマンスが発揮できるように、ここで紹介したことを意識して仕事に取り組みましょう。

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