1. 「仕事をスムーズに進めるために!」行動計画表を作って効率的な仕事を実現するための手順

「仕事をスムーズに進めるために!」行動計画表を作って効率的な仕事を実現するための手順

by Zach Dischner
 仕事には、常に効率化が大切になります。漠然と仕事をしていても、効率的な仕事ができるわけではありません。一日の中で仕事ができる時間というのは、限られた時間になります。限られた時間の中で、やるべきことをきちんとこなし、成果をあげることにより、企業の利益が上がることになるのです。

 そのためにも、行動計画表を作成することは、重要なことになります。計画がなければ、どのようにすすめていったらいいのか、わからなくなってしまう人がほとんどです。仕事のできる人は、自分の中に計画表があり、その計画の手順に沿って、仕事を進めていることが多いのです。

行動計画表を用いた例

 営業職などは、複数の取引先、顧客の元へ営業に向かうことになります。こうした作業は、時として、営業の手順を事前に計画していないと、だらだらと営業しがちになり、話しやすい顧客や取引先などに集中し、営業を進めてしまいがちになります。話しやすいからといって、それが契約など営業の成果に結びつかなければ、そもそも何の意味もない行動になってしまうわけです。

 しかし、人間がすることですので、拒絶をされたり、冷たく対応されるよりは、話を聞いてくれる人の元にいきがちになってしまいます。こうした無駄を省くためにも、行動計画表を作り、事前に訪問頻度と回数を決めてしまうのです。

 こうすることで、どの取引先、顧客にも平等に機会が分散されることになります。最初の訪問ですぐに営業が成功する確率は、高くありません。ですが、最初はあまり興味のないような対応でも、頻度と回数を分けることで、突然、需要が発生し、契約に結び付けられるということもあります。こうした方法は、投資の分散方法に似ているかもしれません。

行動計画表の作成方法について

 行動計画表は、成果に結び付けられる可能性を高めるものでなくてはなりません。人の思いつきの行動や、気まぐれな行動を抑制し、やらなければならない行動を習慣化することで、成果へ結び付けやすいシステムをつくるのです。まず、しなければならない業務は何か、目的は何かということを明確に決めます。

 そして、それを実行するための具体的な期間や納期、訪問回数の頻度などを決めていくのです。また、週間では何件、月間では何件といった計画を立てることも必要になります。そして、実際に行動した日、その状況などもまとめていくと、成果に結び付けやすい顧客や取引先はどこかということが、明確になってくるのです。


 以上の作成方法を参考にしながら、自分自身の仕事の行動計画表を作成し、効率的に仕事をこなせるように頑張っていきましょう。

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