1. 「情報は一カ所にまとめろ!」仕事ができる人は皆やっている3つの仕事整理術

「情報は一カ所にまとめろ!」仕事ができる人は皆やっている3つの仕事整理術

by paul bica
 仕事を行うという事は、日々大量の情報と向き合っている事と言えるでしょう。ミーティングしかり資料作成しかり、様々な締切や情報収集しかり。また、職種によっては、仕事以外のプライベートな時間であっても常に仕事の事を頭の片隅に置き、様々なシーンで仕事のヒントを得る事もあります。

 しかしながら、全ての仕事の締切、また、何気ない場面でふと思いついたアイデアやたまたま耳にした名言のような類のものが、いざという時に頭の引き出しからちゃんと出てくるでしょうか。

 そのために普段から情報を整理しておく必要があります。ここでは、そんな仕事に役立つ情報整理術を幾つかご紹介します。

1.いつでも情報は一カ所にまとめる

 上記にあげたような普段何気なく思いついたり気付いたりしたことは、ノートであったりパソコンであったり、どこか一ヶ所にまとめて書くようにしておきます。普段パソコンや携帯を持ち歩く人はそのような電子機器でもOKですが、意外とアナログなノートの方が利用しやすかったりします。

 何故かというと、ノートであれば持ち運びにも便利であるし、電車の中やちょっとした待ち時間でもすぐに作業が出来たり読んだりすることができ、ノートは付箋を貼ったり色ペンを利用する等して、自分なりに見やすくカスタマイズするのが簡単だからです。

 書く際には必ずタイトルをつけるようにしておくと、あとから見た時にどの情報なのかがすぐにわかります。そうして、気付いたことはすぐにメモを取る習慣をつけておくと、情報量はどんどんと増加し、メモノートが自分の頭の一つとなってくれます。

2.最優先課題は分かりやすいところにおく

 仕事の締切や最優先ですべき仕事内容が一目ですぐわかるようにするためには、パソコンのすぐ近くに貼り付けできるメモパッドを準備しておき、最優先課題や締切が分かった時点でどんどん書き、パソコンや机の上等自分がすぐに目につく場所を一ヶ所決め、そこにどんどん張っていきます。そして、終了したものは破棄していきます。

 そうする事で、大事な締切や最優先のものをわざわざ頭に覚えておく必要がなくなり、また、目につく決まった場所にメモとして張ってあるため常に思い出す事ができ、決して忘れなくなります。

3.かさばる書類は分かりやすく収納

 普段使わないが一応取っておきたい書類の整理にしても上記と同様です。一ヶ所専用のファイルを決めてしまい、とにかくそこに収納していきます。例えば、右側から収納する、という風に決めておけば、直近の書類は右側にある事がすぐに分かり、あとから書類が探しやすくなります。


 このように、同様の分類の情報についてはとにかく普段から一ヶ所に集約して整理する事を心掛け実践していけば、後から見た時に、とても便利で使いやすいツールとして活きてくることに繋がります。

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