1. ちょっとした配慮、忘れてませんか?ビジネス文書をメールで送るときの注意点

ちょっとした配慮、忘れてませんか?ビジネス文書をメールで送るときの注意点

by Great East Japan Earthquake (MOFA, Japan)
 ビジネスパーソンにとって、いまやメールは欠かせないビジネスツールです。メールに添付をするだけで、手軽に資料が共有できますが、一方で、簡単に送れるがゆえに失敗も多いです。文書を送るときに気を付けるべきことは何でしょうか。

見ただけで内容が分かるタイトルをつける

 相手も限られた時間で仕事をしています。メールのタイトルは、添付する文書のタイトル等にしましょう。タイトルを見ただけで、何の件かわかるようにしておくと、相手も、内容が急ぎなのか後で確認すればいいのか、すぐわかるので便利です。

機密文書にはパスワードを設定する

 添付ファイルを送るときには、必ずパスワードを設定しましょう。設定したパスワードは、あとで送るようにして、ビジネス文書を添付したメール本文に書かないようにします。

添付の数が多いときは圧縮して送る

 送り手はメールに送りたいビジネス文書をどんどん添付していけばいいですが、受け手は、一つひとつ文書を開けなければいけません。また、データが大きいものを送ってしまうと、会社の規定で受け取れない場合もあります。添付しないといけないビジネス文書が多かったり、添付する文書のデータが大きい場合は、あらかじめ圧縮して送るのがマナーです。

相手が使っているソフトのバージョンに配慮する

 使用ソフトのバージョンが違うと、添付ファイルを開けないことがあります。添付ファイルを送る前には、できるだけバージョンを事前に確認しておいてください。


 いずれもそう難しいことではありません。限られた時間で成果を出すために、上記の点に注意してメールを送ってください。

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