1. 社内マネジメントをさらに効率化!エクセルで簡単に勤怠管理を効率化する方法!

社内マネジメントをさらに効率化!エクセルで簡単に勤怠管理を効率化する方法!


 勤怠管理では日々の各自の勤怠情報となる無数のデータを扱う事になるので、紙媒体でなく電子データとしてパソコンで管理する事が効果的です。効率や品質を考えれば勤怠管理システムを導入する事が望ましいですが、それが出来ない場合はエクセルを使用して管理する事が望ましいです。

【1】基本的な利用方法

 基本的な事として、各自に自由なフォーマットで入力させるのではなく、共通するフォーマットで管理する事が望ましいです。共通フォーマットを作る上でのポイントとしては、入力し易く管理し易いデザインとする事がおすすめです。

【2】応用的な利用方法

 勤怠管理は単にデータを管理するだけでなく、社員各自の勤務状況をマネージメントするという意味もあります。この際にエクセルのマクロ機能等が活用できます。

 例えば勤務時間や残業時間の週別や月別の合計を算出するマクロを入れる事で、各自が入力と同時に勤務状況を把握し易くなり勤怠マネージメントのサポートとなります。残業時間や出勤日数に上限がある職場であれば、現在の入力値が上限値に占める割合を示すマクロを入れる事で、勤怠の上限管理にも繋がります。

【3】利用環境と注意点

 社内LAN等のネットワークがある場合は、勤怠管理のエクセルファイルをネットワーク上に置いて共有化し、一元管理する事がおすすめです。ただし、この際注意しなければならないのはアクセス権です。余りにも制限を緩くし誰でも変更や削除が出来る様にしてしまうと、誤って他人の情報を変更してしまったり悪意を持った改ざんが起きてしまう等の問題が起きかねません。この為ファイルを社員別に分けそれぞれのファイルに本人と管理者のみのアクセス権を設定する等、相応の対応が必要となります。

 エクセルで勤怠管理することで、より効率的なマネジメントが可能になるでしょう。この他にも様々な活用法があると思うので、状況に合わせて工夫して使用してみましょう。

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