1. メールをスムーズに作成するために理解しておくべき!正しい「ビジネス用語」の使い方

メールをスムーズに作成するために理解しておくべき!正しい「ビジネス用語」の使い方

by Cheburashkina_Svetlana
 職場でのメールのやり取りは、頻繁に行われます。しかし、メールでよく使用されるビジネス用語を知らないと、メールの作成に時間がかかってしまったり、相手に失礼にあたる言葉を知らないうちに使ってしまっているかもしれません。

 メールは文字の印象が、そのままあなたの印象となってしまうのです。きちんとしたビジネス用語を頭においておき、メールを作成するようにしましょう。

「ご査収宜しくお願い致します」の意味について

 メールの最後の文章につける言葉で、「ご査収宜しくお願い致します。」という言葉があります。これは、ビジネスレターやメール内でも頻繁に見かける言葉です。

 本来の意味は、「ご確認のうえ受け取りをお願いします」ということ。しかし、資料を添付し、この言葉のみのメールを送った場合には、メールを受け取った相手が困惑をする可能性があります。添付された資料のどこの部分をどのように確認すればよいのか、また確認はいつまでにしなければならないのかなど、具体的な内容もメール内に書いておく必要があるのです。

 例えば、「添付致しました資料は、来週の打ち合わせ時に見積もりを出す項目になります。お手数ですが、明後日までに問題がないかどうか、抜けている項目がないかどうか、ご査収のほどよろしくお願いいたします。」となるでしょう。

「承知致しました」の使い方について

 メールでは、同僚など自分と同じ立場の人とのみやり取りをするわけではありません。目上の先輩や上司、取引先とあて先は、多岐にわたります。相手によっては、わかりましたという意味の文章を送るだけでも、言い回しを変える必要が出てきます。

 例えば、「承知しました」「かしこまりました」などは、目上の人や取引先のメールなどで使います。「了解しました」という言葉も、意味は、わかりましたということなのですが、目上の人などには使ってはいけない言葉です。

語尾を変えるだけでもきちんとした雰囲気が出せる言葉

 「~してください」という言葉は、ビジネスメールの中でも、普通に使われる言葉です。しかし、この言い回しも言葉の語尾を少し変えるだけで、より丁寧な雰囲気を出すことができるようになります。

 例えば、「~していただきたく存じます」「~していただけると幸いです」と変えてみると、ぐっとビジネス用語らしくなり、きちんとしたメールを作成することができるようになるでしょう。


 このように顔が見えないやりとりが求められるメールでは、ビジネスにおいてふさわしい適切な言葉遣いが求められます。ここで紹介したことを意識して使いこなしていきましょう。

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