1. 古いモノに囚われない!ビジネスを効率化するために覚えておきたい3つの整理術

古いモノに囚われない!ビジネスを効率化するために覚えておきたい3つの整理術

by © Ahmed Amir
 断捨離という言葉が流行しましたが、引き出しに余分な筆記用具や資料、かなりありませんか?それを整理するだけでもビジネスの効率は上がります。また、整理と言っても、単にモノを片付けるだけではありません。覚えるだけで効率が上がるビジネスにおいての整理術をお教えしましょう。

【1】古い資料

 「この資料、いつからあるのだろう?」というものもありますが、まずはその資料、2年以上前の物の中で、最近使っていない資料は、もう捨てましょう。

 そして、1度出た資料で1部が改訂され、最新版が配られますよね。それも古い方は捨ててしまいましょう。それだけで、デスクがスッキリするはずです。更にポイントはできるだけデスクの上にその資料を置かない事。引き出しに入れられる物は全て入れてしまいましょう。

【2】メールの処理

 毎日、たくさん受け取るビジネスメール。メールは毎日、送られてきて溜まる一方ですよね。突然、前の話をクライアントに尋ねられ昔のメールを全て見返したり…なんて事もありそうです。そうならない為にも一般的にメールというのは履歴を残して返信して行くものです。

 なので、最新のメールだけを常に残していき過去にやりとりしたそのメールは捨てればいいのです。それだけで同じメールが10回やりとりされたとしたら9個のメールが削除でき、メールボックスも非常にきれいに整理することができます。

 また、メールはクライアント毎に分けて保存すると探す手間が大分短縮されてビジネス速度アップに繋がります。これも3年以上前のメールはどんどん削除しましょう。
もし3年以上前の事に触れられるようであれば「申し訳ありませんが、どういった内容でしたか」と聞けばいいのです。

【3】筆記用具は最小限に

 筆記用具も引き出しに閉まっておくと増えていきます。ベストは、黒と赤のボールペンを各1本。更にマーカーを1本。もし必要ならシャーペンと消しゴムを1つずつ。

 それだけで良いのです。マーカーを何種類も持って色を変えて大事な部分をチェックする人がいますが、1色で十分。見た目もシンプルになってきれいにみえます。この色の使い方も小さな整理術の1つです。


 これらの整理術で、上司からもクライアントからも自分の仕事が評価されるなんて事があるかもしれません。その前に自分にとって仕事のしやすい環境を作る事が1番大切。これらの整理術でどんどんビジネスを効率化して行きましょう。

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