1. "ちょっとしたミス"が大きなトラブルのもとに!上司の「代理」でメールを送る際の注意点

"ちょっとしたミス"が大きなトラブルのもとに!上司の「代理」でメールを送る際の注意点

 上司の代理でメールを送る事になった場合、よく考えずにいつものメール作成のつもりで同じように作成してはいけません。代理で送るメールでも、そのメールの責任者は代理を頼んだ上司ということになります。もし万一メールの内容に不備があった場合、その責任は上司がとらなければならないでしょう。

 不注意や知識不足で、上司に迷惑をかけることはあってはいけないことですので、注意点やマナーを学んで正しいメールが作成できるように備えておきましょう。今回は、上司の代理でメールを送る際に気をつけるべきことを紹介します。

代理であることを明記する

 そのメールが代理で送信したことをきちんと明記しておかないと、先方との行き違いが生じてしまう恐れがあります。メール本文に入る前に社名と自分の名前を明記し、上司の指示により代理でメールを送信した旨を伝えてください。「○○(上司名)の指示によりメールを送信しました」と記入しておけば、メールの責任の所在が明確になり、先方に誤解なく伝えることができるでしょう。

 もし、代理であることを明記しない場合、そのメールの責任者があなたであると誤解されてしまい、余計なトラブルを引き起こすかもしれません。誰の指示によって送信されたメールなのかを記入しておけば、問題点があった時の対処がスムーズになります。

余計な事を書かない

 メール本文には、上司に支持された内容のみを記入するのが鉄則です。分かり易くしようと補足や説明などを書いてしまうと、かえって誤解を招く恐れがあります。そのメールの責任者は上司なのですから、上司に依頼された内容のみを書き、余計な内容を勝手に書き加えてはいけません。

 もし、どうしても補足しなければいけないことがある時は、その文章の責任者が上司ではなく代筆者にあることが分かるように記入しましょう。たとえ親切心から出た行為であっても、指示されていないことを書いてしまうのは、トラブルのもとです。あくまでも代理であることを自覚し、指示以外の行動は慎んでください。

連絡先を明記する

 忘れてはいけないのが、連絡先をはっきりと分かるように書くことです。メールでの連絡の場合、通常は返信で連絡を取ればいいので連絡先の記入を省いてしまうことがありますが、代理で作成されたメールの場合は連絡を取りたいときに上司に直接連絡を取ればいいのか、このメールに返信すればいいのかが分からなくなってしまいます。

 メールの最後には必ず連絡先を明記し、上司が対応するのか代理人が対応するのかも書いておきましょう。


 代理でメールを書くように頼まれるのは珍しいことではありません。忙しい上司ともなればメール作成の時間も惜しいものですし、パソコンに不慣れでメールの代筆を頼む上司もいます。

 簡単な仕事だからといって疎かにしてはいけません。連絡業務は一見、簡単に見える仕事ですが、わずかなミスが大きな損失につながりかねない重要な仕事です。気を引き締めて、ミスが無いように代理メールを作成してください。

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