1. “ちょっとしたミス”が大きなトラブルのもとに!上司の「代理」でメールを送る際の注意点

“ちょっとしたミス”が大きなトラブルのもとに!上司の「代理」でメールを送る際の注意点

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 上司の代理でメールを送る場合、普段のメール以上に気を遣う必要がある。

 代理で送るメールとはいえ、メールの責任者は「上司」。メール内容に不備があった場合の責任は上司がとることになるからだ。

 代理メールで上司に迷惑をかけないように、本記事では代理メールを送る際の注意点を紹介したい。

代理メールを送るときの注意点①:代理であることを明記する

本記事のまとめ

  • 代理メールでは、代理であることを明記する
  • 代理メールでは、指示されたこと以外を内容に加えない
  • 代理メールでは、自分の連絡先と対応する人を明記する

 そのメールが代理で送信したことをきちんと明記しておかないと、先方との行き違いが生じる恐れがある。

 メール本文に入る前に社名と自分の名前を明記し、上司の指示により代理でメールを送信した旨を伝えよう。

代理メールの旨を伝えるフレーズ:「〇〇の指示によりメールを送信しました」

 「○○(上司名)の指示によりメールを送信しました」と記入することで、メールの責任の所在が明確になる。

 責任者をはっきりさせることで、メールの案件で問題が起きた場合にスムーズに対応をお願いすることができるのだ。

 業務をスムーズに進めるためにも、代理メールを送る際には欠かさずに「誰の代理なのか」ということを記してほしい。

代理メールを送るときの注意点②:余計なことを書かない

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 メール本文には、上司に指示された内容のみを記入するのが代理メールの鉄則

 わかりやすくしようと補足や説明などを追記してしまうと、かえって誤解を招く恐れがあるからだ。

代理メールで依頼された内容以外に補足する場合は?

 メールの責任者は、あくまで“上司”だ。上司に依頼された内容のみを書き、余計な内容を勝手に書き加えないことが原則である。

 もし、どうしても補足しなければいけないことがある場合は、その文章の責任者が上司ではなく代筆者にあることがわかるようなメール文面にしよう

 親切心からしたことでも、指示されていない内容を書いてしまうのはトラブルのもととなる。

 あくまでも上司の代理であることを自覚し、指示以外の行動は慎んでおくのが基本だということを覚えておいてほしい。

代理メールを送るときの注意点③:連絡先を明記する

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代理メールへの返信先は上司?代理人?

 最も忘れてはいけないのが、メールの返信先がわかる連絡先の書き方をすることだ。

 通常のメールでは返信スレッドで連絡をすればいいため、細かな連絡先の記入を省くこともあるだろう。

 しかし、代理メールに返信先を明記していない場合、責任者の上司に返信するべきか、メールの代理人に返信するべきか……と送り先の担当者が困ってしまうことが考えられる。

 メールの最後には自分の連絡先を明記し、上司が対応するのか代理人が対応するのかを必ず明記しておこう


 代理でメールを書くように頼まれるのは、ビジネスシーンにおいて珍しいことではない。

 メール作成の時間も惜しいくらい多忙であったり、パソコンの操作に不慣れであったりと、上司がメールの代筆を頼むシーンや理由はさまざまだ。

 簡単な仕事だからといって侮ってミスをしてしまうと、メール相手の信用だけでなく、上司の信用も失ってしまうかもしれない。

 丁寧に仕事することを意識して、ミスがないように代理メールを作成しよう。


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