1. 上司からの電話に慌てる前に!押さえておくべき3つの「メモ・復唱・報告」

上司からの電話に慌てる前に!押さえておくべき3つの「メモ・復唱・報告」

by JD Hancock
 上司から電話がかかってくる場面はよくあること。さて、その時あなたはどういう対応をとりますか?ほとんどの場合、あなたに用事があって電話をしてきています。では、上司からの電話に対して、適切な処理方法とは何でしょうか?こういった場合の対応として、3つのポイントを押さえましょう。

メモを取る

 どのような電話であっても、基本的にメモを取っておくのは、社会人としてのマナーです。特に上司の場合には、用事を頼まれることが多いので、「忘れました」とならないようにしなくてはなりません。そういったことを防ぐためにも、メモは重要です。

 特に、5W1Hに関する内容や数字に関することは、口頭で聞いていただけでは忘れてしまうことも多々ありますので、しっかりとメモを取りましょう。また、電話でかかってきた場合には、その後に確認の電話ができないこともしばしばあります。そのためにも、1度の電話できちんと内容を受け取ることを念頭におきましょう。

復唱して確認する

 上司の電話を終了する前に、上司から頼まれた内容について復唱する必要があります。復唱することで、自分の確認となり、上司にとっても伝えるべきことを全て話したかどうかの確認にもなります。また、自分がメモを取り忘れている場合もこれでフォローができます。

 最後に、復唱を行うということは、上司にとってみれば安心なのです。電話を受けたあなたが復唱をしたとき「あいつに任せておいたら安心だ」となってくれることは貴方の評価にもつながりますので、しっかりと復唱することを心掛けましょう。

完了報告は電話とメールで!

 電話で上司が用事を頼む場合、多くの場合が急ぎのものが多いです。当然あなたは、頼まれた仕事をこなしますが、こなすだけで終了させてはいけません。上司に対して、完了の連絡を入れなければ、仕事は終わらないのです。

 しかし、その連絡をする際に、必ずしも上司が電話に出られるとは限りません。そのため、完了連絡は複数の手段を使うことが重要です。携帯電話の留守電はもちろんのこと、携帯メールやPCのメールなどにも、入れておきましょう。


 重要なのは、確実に上司に完了の連絡を伝えることが重要であって、多少の重複は問題ないのです。むしろ、連絡が付かないからと言って、後から連絡しようとして忘れていた…というほうが問題となりますので、できる限り複数の手段で連絡を入れることが重要です。

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