1. 面談の効果を120%に!部下との面談前に準備したいチェックシートの作り方

面談の効果を120%に!部下との面談前に準備したいチェックシートの作り方

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 部下との面談はお互いにとって重要な場面だ。

 限られた時間を有意義に使い、お互いが思いの丈を十分に伝えあえる面談の場にするためには、事前準備が欠かせない。

 その事前準備としてやっておきたいのが、面談用チェックシートの作成だ。

 本記事ではチェックシートの狙いと準備すべきこと、チェックシートの内容を紹介したい。

面談前にチェックシートを作成する意義とは?

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チェックシートを作成する目的は「面談で聞くべきことの質問漏れをなくすこと」

 チェックシートを事前に準備する目的は、部下に聞いておきたい内容を項目化して、面談で聞くべきことの質問漏れをなくすことである。

 エクセルやGoogleのスプレッドシートなどに、聞いておきたい内容とチェック欄を設けた表を作るとよい。

 また、必須な質問内容とチェック欄以外にも、個人ごとに聞きたいことがあればそれもまとめておこう。

面談チェックシートの内容ごとに時間を割り振っておく

 ある程度の内容を考えたら、内容ごとに面談の時間を大まかに割り振る。

 チェックシートに関する質問、上司から部下への仕事の評価、個別の質問を受け付ける時間、予備の時間の4つに分けよう。

 こうすることで、無駄や漏れのない面談ができるはずだ。

面談チェックシートに入れるべき内容

 チェックシートには、次の内容を組み込むと有意義な面談になるはずだ。

面談チェックシートに盛り込むべき3つのポイント

  • (1)普段の仕事に関する内容
  • (2)給与や勤務状況といった処遇に関する内容
  • (3)上司やチームメンバーとの仕事のやり方

 これらをベースに、仕事の内容やあなたが知りたいこと、部下に聞いておきたいことに応じてチェック内容を細分化しよう。

面談チェックシートに盛り込むポイント①:普段の仕事に関する内容

 「(1)普段の仕事に関する内容」では、部下の仕事へのモチベーションに関することを主に聞いてみよう。

 現在の仕事に関する上司の評価、現時点の仕事に対する部下自身の満足度合いなどを聞くといいだろう。

 現時点の仕事を通じて上司が思う部下の成長したところ、仕事に対する希望などを質問すれば、部下のモチベーションが上がるだけでなく、新たなタスク振りができるなど、自分にとってもポジティブな影響があるはずだ。

面談チェックシートに盛り込むポイント②:給与や勤務状況といった処遇に関する内容

 「(2)給与や勤務状況といった処遇に関する内容」なら、現在の給与や処遇に対する満足具合、勤務状況について(遅刻がないか等)、有給休暇がきちんと取れているかなどを記入してもらおう。

 働き方に関する不満がないかどうかの確認や、部下の働き方について上司から言っておきたいことは、この項目で話すといいだろう。

面談チェックシートに盛り込むポイント③:上司やチームメンバーとの仕事のやり方

 「(3)上司やチームメンバーとの仕事のやり方」では、職場での人間関係に関することを深掘りしていくとよい。

 上司やチームメンバーとの人間関係は良好であるか、お互いきちんとコミュニケーションをとりながら仕事ができているか、職場以外でも交流を図っているか、などのポイントを聞いてみよう。


 チェックシートを事前準備しておく目的には、面談相手への質問を統一させるということも含まれている。

 「1人×30分」だとしても何人もの部下と面談をした場合、その人件費コストは相当なものだ。有意義な面談にしなければ、それだけコストを無駄にしてしまうことになる。

 面談の時間を無駄にしないためにも、本記事を参考に面談チェックシートを事前準備して、「部下の何を知りたいのか」を予め明確にしておこう。

 聞きたいことを面談で引き出すことができれば、チームの課題点やマネジメントの改善点などが明確になるはずだ。

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