1. スケジュールリングで出張は上手くいく!出張の行程の作成手順

スケジュールリングで出張は上手くいく!出張の行程の作成手順

by kanegen
 出張の成否を分ける重要なポイントが、スケジューリングです。理想的な行程表が作れれば、時間を無駄にすることなく仕事を済ませることが可能になります。今回は、出張のスケジューリングが上手くいく行程表の組み方について解説します。

出張先をリストアップする

 出張でどこを訪問するのかを決めなければ、行程表の作成は始められません。まず出張先で訪問するべき場所をリストアップし、正確な住所を確認してください。訪問予定先の正確な所在地がわかれば、回るのに効率の良いルートを調べることができ、現地での移動手段を決めることができます。

 また、一日で回る訪問先はあまり多くしないでください。少しの時間のずれで後の訪問先の予定時刻に遅れてしまう可能性があります。せっかくの出張なのに遅刻してしまっては、仕事に支障をきたしかねません。なるべく時間的余裕が確保できるように、一日に訪問する予定件数は少なめにしておくのがコツです。

交通手段を確認する

 現地で複数の訪問先を回る場合、現地での移動手段を確保しなくてはいけません。電車やバス、地下鉄などの現地の交通機関を調べ、どの方法が一番効率よく回れるのかを確認しておきましょう。ネット等で現地の交通網を調べて移動手段を決めておかないと、現地で迷ってしまいます。

 また、予定の手段での移動が困難だったときのために、出張先のタクシー会社の電話番号を事前に調べておくと安心です。できる準備はなるべく早めに済ませておくことがスケジューリングの基本です。現地で迷わないようにしっかり準備しておきましょう。

効率の良い時間配分を決める

 訪問先と交通手段がきまったら、効率の良い訪問順を決めてください。なるべく時間のロスが無いようにスケジューリングするのが基本ですが、出張先では何が起こるかわかりません。予定よりも仕事の時間がかかかることもあるし、出張期間内に再度の訪問を頼まれる可能性もあります。

 時間配分に余裕を持たせておかないと、予定が変更されたときに対応できなくなってしまいます。無駄な時間ができないように効率の良い行程表を作成するのは大事なことですが、ある程度余裕を持たせておかないと、予定外の事態に対応できなくなってしまいます。スケジューリングするときは行程表に意図的に空き時間を作っておけば、予定外のアポにも対応できます。


 行程表を作成する時に効率を第一に考えてしまうと、余裕が無く時間に追われる出張になってしまいます。時間に追われながら慌しく過ごす出張では、高い成果を上げることはできません。時間的余裕を考えて行程を組むのが、出張を成功させるコツです。

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