1. 出張準備は大丈夫?出張の伺い書の作成法と提出手順

出張準備は大丈夫?出張の伺い書の作成法と提出手順

by Cheshire Cattt
 あなたは仕事上、出張に行く機会はありますか?出張に行くことになったら、当然上司の承認が必要です。上司の承認を取るときには出張の伺い書を作成し、それを提出して承認を得るという手順を踏む必要があります。今回は、出張の伺い書の作成から提出までの手順と作成例について紹介します。

目的とスケジュール、予算は必須

 出張伺い書の作成にあたっては、次の点を必ず含めるようにしましょう。

  ・出張の概要
 ・出張の目的
 ・出張期間(スケジュール)
 ・出張費用

 出張の伺い書の具体例は、以下の通りです。

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<題名>
2016年度新卒採用活動福岡出張の件
<本文>
標題の件、下記の点の実施について、承認願います。
1.概要
(1)内容2016年度新卒採用活動において、福岡・博多駅前の会場にて説明会を行う。
(2)説明会開催4月5日~4月7日の3日間
(3)説明会開催回数計6回(1日あたり午前・午後の計2回開催)
(4)説明会会場ABCビル5階会議室
2.目的
福岡地区での採用者5名を達成するため、
博多にて説明会を開催し、5名採用に必要な採用母集団150名を確保する。
3.出張期間
2015年4月4日~4月7日
4.出張費用
合計□□円
(内訳)往復旅費○円
宿泊費△円
会場費□円
以上
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提出は余裕をもって

 伺い書を作成したら、それを上司に提出しましょう。もちろん、提出のタイミングは早ければ早いほど良いです。どんなに遅くとも、伺い書の内容を実行する前日には、伺い書の最終承認を得ておかなくてはなりません。

 もしも承認者が1人なら、実行の3日前に提出しても間に合うかもしれません。しかし、承認者が大勢いるなら、できる限り早い時点で伺い書を提出しましょう。例えば、あなたの伺い書の承認者が、係長・課長・室長・部長の4名なら、部長の承認を遅くとも実行の前日、できれば1週間前程度までには取っておいた方が安全でしょう。さらに実行内容によっては、より早い時点で承認を得ておかなければならない場合もあります。


 いかがでしょうか。社内とはいえ、出張中は会社の管轄外で仕事をします。もしものことが起こってもすぐに対応できるように、伺い書はしっかり提出しましょう。

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