1. 必要なのはアクシデントの想定としっかりとした準備!出張における行程表の組み方のポイント

必要なのはアクシデントの想定としっかりとした準備!出張における行程表の組み方のポイント

by t-miki
 出張のスケジューリングに頭を悩ませる方は、スケジューリングや行程表の組み方が苦手という方が多いようです。そこで、出張時のスケジューリングが上手くいく行程表の組み方のコツを紹介します。基本的には移動手段による組み合わせ、時刻表をチェックした上でスケジューリングすることになりますが、スムーズにいく予定を考えながら最悪の事態を想定することもポイントとなります。

1.アクシデントを想定してスケジューリングを行う

 出張には車や電車、飛行機といった移動手段が必要なことが多々あります。どれも時刻表通りに運行していますので、行程表の組み方は立てやすいです。インターネットで時刻表の検索やチケット、乗車券の手配を事前に済ませておくと、窓口でチケット、乗車券を受け取るだけでスムーズに行程表通りに移動することができます。

 しかし、予期せぬアクシデントが起きる可能性もあります。事故、渋滞による遅れといったことで、時刻表通りに運行されないことも考えられますので、アクシデントによる予備行程を組み立てておくと尚良いです。

 事前にチケット、乗車券の手配を済ませていた場合は、払戻しの手続きについても確認しておくことで、いざ、アクシデントに巻き込まれた際に、落ち着いて行動できます。予期せぬことが起こることも頭の片隅に置きながら、時間に余裕をもったスケジューリングと行程表を組み立てましょう。

2.出張申請の際に工程表も明記しておく

 出張申請の際に業務スケジュールや行程表を申請書に明記しましょう。これは、上司に業務予定と移動スケジュールを確認してもらう意図があります。上司は部下の業務管理も仕事の範囲として求められますので、出張でどういった仕事をするのか、どういうルートで出張先に行くのかを把握しておく必要があります。

 場合によっては、上司から移動手段の変更を求められたり、違うルートがあることをアドバイスされたりすることもありますので、移動スケジュールのチェックの意味合いもあります。出張申請は単に出張の承認を得るのではなく、業務内容と出張先への移動スケジュールを上司に報告することの方が重要ですので、出張申請書には必ず業務内容と行程表を明記しましょう。

3.準備を怠らない

 出張に行く前に、何度も準備を怠らないようにしましょう。日帰りの場合、宿泊を伴う場合など出張するケースに応じて、準備をしなければなりません。仕事で用いる資料や道具、移動手段の手配、行程表の確認など、出張が決まってから、徐々に準備を進めておくことで忘れ物や確認漏れを防ぐことができます。

 前日にバタバタ準備してしまうと、トラブルやミスが起こる可能性が高いため、出張先で用いる仕事道具や資料を何度も確認しておくクセをつけておきましょう。

まとめ

 仕事で用いる資料や道具を持ち合わせていなかったら、何のための出張か無意味になります。準備は余裕をもって、かつ、何度も確認することで、忘れ物やミスを起こさないようにしましょう。

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