1. 仕事をスムーズに進める極意!「マルチタスク」を活用してスケジューリングする際の注意点

仕事をスムーズに進める極意!「マルチタスク」を活用してスケジューリングする際の注意点

by kevincole
 マルチタスクを行う上で、必要不可欠なのがスケジューリングです。計画もなしに複数のタスクを同時進行することはできません。マルチタスクを行う目的は、仕事を時間内に片付けるためですので、限られた時間を効率的に使うためのペース配分を考えておかなければなりません。

 時間、自分のやる気や集中力といった資源も有限なので、タスクのスケジュールを立ててみてこれは時間内にできそうにない、という見極めをすることもスケジューリングにおいて大切な役目です。そこでマルチタスクでスケジューリングする際のポイントを紹介します。

タスクを把握する

 マルチタスクを行うためには、「時間は有限である」ということをしっかり認識しておかなければなりません。ですから今、自分が抱えているタスクにはどんなものがあるのか把握する必要があるでしょう。仕事に優劣はありませんが、優先順位は存在します。自分の仕事に優先順位をつけ、どの仕事にどれだけ時間や労力が必要になるのかを、まずは見積もってみましょう。

 そして、それらを基にスケジューリングを立てていきます。タスクの内容にもよりますが、マルチタスクは複数の作業を同時に行うと、集中力が落ちてしまうのです。集中力を持続するために、何時間も同じタスクを続けず、30分から90分の間で1つのタスクを完了させられるようにスケジューリングしていきましょう。

スケジューリングを立てる際の注意

 実際にスケジューリングを立てる際に注意しなければならないことは、時間に余裕を持たせるということです。集中力を保つために短めに設定した、タスクをびっしり詰め込んで、スケジュール表に空白がないのでは不測の事態に対応できません。またスケジュールに余裕がなければ、心に余裕を持つこともできなくなるでしょう。

 またスケジューリングを作る際は、一つのスケジュール表に全てのタスクを書き込んでおきます。こうすれば、一目で予定はもちろん、進捗状況や問題点などが把握できるでしょう。

 立てたスケジュールを実行していくには、完了したタスクは分かるように消したり、違う色で塗りつぶしたりしていくと、一目で現在の状況が分かるので、進捗管理がしやすくなります。それにタスクが消えていくことで、小さな達成感を味わえるため、モチベーションを維持しやすくなるでしょう。


 マルチタスクは人間には不向きと言われていますが、現在は複数のタスクを同時に抱えて仕事をすることが当たり前になっています。あれもこれも一度にすることは無理ですし、何がどうなっているのかすべてを頭の中で整理するのも無理な話です。マルチタスクをこなしていくためには、きちんとスケジューリングをし、自分のするべきタスクを把握しておくことが大切と言えるでしょう。

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