1. "本末転倒 "な結果にしない!「マルチタスク」を活用したスケジュール表を作成する際の注意点

"本末転倒 "な結果にしない!「マルチタスク」を活用したスケジュール表を作成する際の注意点

by Leo-Rey
 仕事にマルチタスク管理を導入することで、仕事の効率は改善され、より短時間で質の高い仕事を仕上げることができるでしょう。マルチタスクの作成時には、いくつか注意すべきポイントがあり、ポイントを外してマルチタスクの作成を行ってしまうと、効率の改善どころか重大なミスが発生する恐れがあります。

 注意すべきポイントを学んで、マルチタスクの有用性を高めることが重要です。今回は、仕事でマルチタスクを活用したスケジュール表を作成する際に注意しておくべきポイントを紹介します。

仕事の数を増やしすぎない

 マルチタスクは複数の仕事を平行に進めていくことで、仕事の効率を改善する仕事術です。同時に進めていく仕事の数が多すぎると、すべての仕事に対して中途半端な対応しかできなくなってしまい、効率の改善どころか逆に進行スピードが遅くなってしまう恐れがあるでしょう。

 マルチタスクに不慣れなうちは、同時に処理する仕事の数は2つにとどめ、慣れてきてから徐々に増やしていきましょう。一度に処理する仕事の数は、最大でも5個以下に押さえておかないと極端に効率が悪化します。平行に処理するということは、すべての仕事に対して責任を持たなければなりません。

 多くの仕事を処理しようとしても、完成させることができなければ、意味がありません。確実に処理できるだけの数に仕事を絞り込むことが、マルチタスクを成功に導くのです。

仕事の難易度を考える

 平行に処理する全ての仕事を同じ難易度で揃えてしまうと、マルチタスクによる効率改善のメリットが小さくなってしまいます。難易度が高く処理が困難な仕事と、難易度が低く処理が容易な仕事を同時に処理するようにすれば、作業効率も作業時間も改善することができるでしょう。

 難易度を考えてマルチタスクを作成することで、仕事の納期を順守することが可能になります。難しい仕事ばかり揃えて一度に処理しようとしても、かえって効率を悪くしてしまうでしょう。

 マルチタスクで効率を改善することはできますが、根本的な仕事能力を引き上げることはできません。自分の能力を超えた仕事を抱えることはやめ、確実に処理できるように仕事を進めることが重要です。

似たような仕事を同時に進めない

 マルチタスクで仕事を進めていると、平行に進めている仕事を混同しやすくなってしまう、という問題点があります。特に数字が絡む仕事を平行して進めている場合、数字の取り違えや勘違いによって、大きなトラブルが発生する危険性を考慮しなくてはいけません。

 同時に処理する仕事は似通った仕事を揃えるのではなく、混同の恐れがないような全く異なる仕事を同時に処理するように計画を立てることが、ミスの防止につながります。


 マルチタスクの作成は、綿密な準備があって初めてうまくいくものです。準備の手間を惜しまず、ミスが無いようにマルチタスクを活用したスケジュール表を作成してください。

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